Divulgation des informations sur l'annuaire des utilisateurs et personnelles

Les établissements d'enseignement ou leurs agents peuvent divulguer des informations d'annuaire dans les conditions suivantes en vertu de l'autorité statutaire de la FERPA : 20 U.S.C 1232g (a) (5) (A) et (B) :

a) Un organisme ou un établissement d’enseignement peut divulguer des infomations d'annuaire s’il a avisé publiquement les parents d’élèves et les élèves admissibles qui fréquentent l’organisme ou l’établissement :

(1) des types d'informations personnelles identifiables que l’organisme ou l’institution a désignés comme informations d’annuaire ;

(2) du droit d’un parent ou d’un étudiant admissible de s'opposer à ce que l’organisme ou l’établissement traitent tout ou partie de ces types d'informations sur l’élève comme des informations d’annuaire ; et

(3) du délai dans lequel un parent ou un étudiant admissible doit aviser par écrit l’organisme ou l’établissement qu’il ne veut pas que l’un ou l’ensemble de ces types d'informations sur l’élève soient traités comme des informations d’annuaire.

b) Un organisme ou un établissement d’enseignement peut divulguer des informations d'annuaire sur les anciens élèves sans satisfaire aux conditions énoncées à l’alinéa a) du présent article.

Bien que de nombreux établissements choisissent de publier sous diverses formes la plupart ou la totalité des informations d’annuaire sur les étudiants répertoriés sous la loi FERPA, ils doivent se conformer à tout moment aux conditions énoncées ci-dessus. La notification aux étudiants des types d’informations d’annuaire publiées et du droit d'opposition de l’étudiant se fait généralement par le biais d'un manuel de l’étudiant ou un autre manuel de référence, et non par communication personnelle aux étudiants. La partie notification du processus n’a généralement pas d’impact sur le système de Blackboard.

Pour les anciens élèves des établissements qui utilisent des Blackboard, notez la clause (b) ci-dessus, qui stipule que les établissements peuvent divulguer des informations d’annuaire sur les anciens élèves sans leur notifier leur droit de désinscription. En général, la FERPA accorde moins de droits aux anciens élèves qu'aux élèves actuels d'un l’établissement.

Les institutions disposent de plusieurs moyens pour contrôler les informations personnelles collectées et divulguées dans le répertoire des utilisateurs de Blackboard. Les informations personnelles sont collectées sur un formulaire appelé Profil utilisateur. Ce formulaire peut être personnalisé par les administrateurs. Les administrateurs peuvent inclure ou exclure n’importe quel champ du formulaire, ainsi qu’autoriser ou interdire aux utilisateurs de modifier leurs données dans ces champs. Personnalisez le formulaire de profil utilisateur depuis le panneau d'administration > Personnaliser le profil utilisateur.

Les institutions qui disposent d'un processus de traitement des demandes de confidentialité et de mise à jour des informations personnelles en dehors du système Blackboard peuvent désactiver l'accès aux pages d'informations personnelles en utilisant une gestion flexible des privilèges ou en désactivant l'outil Informations personnelles sous Panneau de configuration de l'administrateur > Panneau d'outils. La désactivation de l’outil empêche les utilisateurs d’apporter des modifications aux informations de leur profil utilisateur.

Les institutions peuvent désactiver complètement l'annuaire des utilisateurs et ne divulguer aucune information de répertoire à l'aide de Blackboard. Le répertoire des utilisateurs peut être désactivé à l'échelle du système sous Panneau de configuration de l'administrateur > Onglets et modules > Outils.

Si l'outil Informations personnelles est disponible, les utilisateurs peuvent faire leurs propres choix en matière de confidentialité sur la page Informations personnelles, accessible depuis n'importe quel onglet du panneau Outils ou sous Outils dans n'importe quel cours ou organisation de Blackboard. Sur cette page, l'utilisateur peut choisir de figurer ou non dans l'annuaire des utilisateurs. L’utilisateur peut également choisir d’afficher son adresse e-mail, son adresse (rue, ville, État, code postal, pays), ses informations professionnelles (entreprise, fonction, téléphone professionnel, fax professionnel) et toute autre information de contact supplémentaire (téléphone personnel, téléphone portable, site Web).

Ces champs et le nom de l'utilisateur sont les seules informations personnelles affichées dans le répertoire des utilisateurs et, par défaut, ils ne sont pas inclus dans le répertoire des utilisateurs. Les utilisateurs doivent délibérément choisir de divulguer leurs informations dans l’annuaire. À cet égard, le système Blackboard adopte donc une approche plus conservatrice en matière de protection de la vie privée que les règlements de la FERPA. La FERPA demande de proposer la désactivation des informations d’annuaire, tandis que Blackboard fournit une option d'activation. Blackboard permet également à l’utilisateur d’exercer cette option à tout moment, et pas uniquement pendant une période déterminée par l’établissement.

Lorsque les utilisateurs choisissent de rendre leurs adresses e-mail disponibles, qu’ils aient ou non choisi de figurer dans l’annuaire des utilisateurs, leurs adresses e-mail sont affichées dans les pages Annuaire et Groupe de tous les cours et communautés auxquels ils sont inscrits. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Confidentialité et informations personnelles pour les étudiants du cours et les participants de la communauté dans cette section.

Si l'utilisateur a choisi d'inclure ses informations personnelles dans le répertoire des utilisateurs, les champs qu'il a sélectionnés seront affichés dans le répertoire des utilisateurs pour les autres utilisateurs connectés au système.

Les utilisateurs ont également de rectification de leurs informations personnelles. Ils peuvent consulter et modifier leurs informations sur la page Informations personnelles si celles-ci ont été mises à disposition.