Arbeiten in einem Arbeitsablauf
Auf der Seite "Arbeitsabläufe" werden alle Arbeitsabläufe angezeigt, denen Sie zugeordnet sind, entweder als Initiator oder als Teilnehmer. Sie können folgende Aktionen durchführen:
Arbeitsablauf-Abonnements verwalten
Selbst erstellte Arbeitsabläufe bearbeiten, starten oder anhalten
Arbeitsablaufdetails anzeigen
Arbeitsabläufen auf dieser Seite Kommentare hinzufügen
Wählen Sie im Menü Zusammenarbeit die Option Mein Arbeitsablauf-Fortschritt aus, um auf die Seite Arbeitsabläufe zuzugreifen.
Anmerkung
Wenn ein Benutzer an einem Arbeitsablauf beteiligt ist, der geplant, aber noch nicht erreicht wurde, hat er keinen Zugriff auf die Arbeitsablaufdetails.
Arbeitsabläufe anzeigen
Um die Arbeitsabläufe anzuzeigen, an denen Sie beteiligt sind, wählen Sie im Menü Zusammenarbeit die Option Mein Workflow-Fortschritt aus. Diese Seite enthält diese Funktionen:
Löschen - Wählen Sie diese Option aus, um den ausgewählten Arbeitsablauf dauerhaft zu entfernen.
Abonnieren: Wählen Sie diese Option aus, um die ausgewählten Arbeitsabläufe zu abonnieren.
Arbeitsabläufe anzeigen – Verwenden Sie die Anzeigeoptionen, um die Liste der angezeigten Arbeitsabläufe zu verfeinern.
Name: Zeigt den Namen des Arbeitsablaufs an.
Typ - Zeigt den Typ des Arbeitsablaufs an: Gesendet oder Empfangen.
Fortschritt: Zeigt den Fortschritt des Arbeitsablaufs an.
Aktueller Meilenstein-Stichtag - Zeigt den Stichtag des aktuellen Meilensteins eines bestimmten Arbeitsablaufs an.
Status - Zeigt die Schaltfläche Start/Stopp an. Benutzer können "Start" auswählen, um eine von ihnen erstellte Arbeitsablaufinstanz zu starten, und "Beenden", um sie zu beenden. Angehaltene Arbeitsablauf-Instanzen können durch Auswählen von Start erneut gestartet werden. Wenn Sie einen Arbeitsablauf erhalten haben, wird in dieser Spalte "In Bearbeitung" angezeigt.
Seite „Modellentwurf“
Zum Anzeigen sämtlicher Details eines Arbeitsablaufmodells, einschließlich Arbeitsabschnitten und Aktionen, wählen Sie den Namen des Arbeitsablauf aus der Liste auf der Seite Arbeitsabläufe aus. Sie werden zur Seite Modelldesign weitergeleitet.
Auf der Seite Modellentwurf werden bequem Details zu einer bestimmten Arbeitsablauf-Instanz angezeigt. Jeder Arbeitsabschnitt wird auf dieser Seite zusammen mit detaillierten Informationen zu den Aktionen angezeigt, aus denen sich der Arbeitsabschnitt zusammensetzt. Die am Arbeitsablauf beteiligten Benutzer können Aktionen innerhalb eines Arbeitsabschnitts bearbeiten und Kommentare hinzufügen.
Wenn Sie der Eigentümer des Arbeitsablaufs sind, können Sie eine Aktion außer Kraft setzen, um sie abzuschließen oder fehlschlagen zu lassen. Joe wurde beispielsweise eine Aktion in Arbeitsabschnitt 1 zugewiesen. Er fehlt jedoch wegen Krankheit und kann daher die Aktion nicht abschließen. Mit der Funktion Aktion genehmigen können Sie den Arbeitsablauf zum nächsten Meilenstein verschieben.
Die Seite Modellkonstruktion enthält diese Informationen und die folgenden Funktionen:
Arbeitsabschnitt ein-/ausblenden: Wählen Sie das Plus- oder das Minuszeichen, um die Details für diesen Arbeitsabschnitt ein- bzw. auszublenden.
Inhaltselemente - Sie können auf jedes Inhaltselement zugreifen, das mit einem Meilenstein verknüpft ist, indem Sie diese Links auswählen.
Aktion genehmigen - Wählen Sie diese Schaltfläche aus, um diese Aktion zu genehmigen und den Arbeitsablauf zum nächsten Meilenstein zu verschieben.
Aktion fehlschlagen - Wählen Sie diese Schaltfläche aus, um diese Aktion fehlschlagen zu lassen.
Aktion bearbeiten - Wählen Sie diese Schaltfläche aus, um die Seite "Arbeitsablauf-Aktion" anzuzeigen.
Kommentare - Wählen Sie diese Option aus, um Kommentare zu dieser Aktion hinzuzufügen.
Alle erweitern - Zeigt den Text für jeden Kommentar im Feld darunter an.
Alle reduzieren - Blendet den Text für jeden Kommentar im Feld darunter ein.
Liste der zu erledigenden Aufgaben
Wählen Sie in der Inhaltsbestand im Menü "Zusammenarbeit" die Option "To-do-Liste" aus. Sie werden zur Seite "Aktionen" weitergeleitet, auf der alle Aktionen organisiert und angezeigt werden, die den Arbeitsabläufen zugeordnet sind, an denen Sie teilnehmen. Sie können auch auf die Seite "Arbeitsabläufe" in der To-do-Liste zugreifen, indem Sie in der oberen Ecke des Fensters "Arbeitsabläufe" auswählen.
Sobald eine Aktion abgeschlossen ist, wird sie automatisch von der Seite "Aktionen" entfernt. Sie können weiterhin über die Seite "Workflows" auf diesen Arbeitsablauf (und diese Aktion) zugreifen.
Die Seite "Aktionen" enthält diese Informationen und die folgenden Funktionen:
Anzeigeaktionen - Verwenden Sie die Anzeigeoptionen, um die Liste der angezeigten Arbeitsabläufe zu verfeinern.
Aktionsname - Zeigt den Namen der Aktion an.
Aktionsstatus - Zeigt den Status für die Aktion an.
Aktionsfrist - Zeigt die Frist für die Aktion an.
Workflow-Name: Zeigt den Namen des Arbeitsablaufs an, der dieser Aktion zugeordnet ist.
Arbeitsablauf-Fortschritt: Zeigt die abgeschlossene und verbleibende Arbeit für den Arbeitsablauf an.
Bearbeiten - Wählen Sie im Menü der Aktion diese Option aus, um die Seite "Arbeitsablauf-Aktion" anzuzeigen.
Öffnen: Wählen Sie im Menü der Aktion diese Option aus, um die Details des Arbeitsablaufs anzuzeigen.
Aktion aktualisieren
Um eine Aktion zu aktualisieren, wählen Sie im Menü der Aktion auf der Seite To-do-Liste die Option Bearbeiten aus. Sie können auch über die Option Aktion bearbeiten auf der Seite Modellentwurf darauf zugreifen.
Auf der Seite "Arbeitsablaufaktion" werden alle Details und Inhaltselemente aufgelistet, die einer bestimmten Arbeitsablaufaktion zugeordnet sind. Im Bereich „Aktion aktualisieren“ auf dieser Seite können Sie den Status der Aktion ändern und Kommentare hinzufügen.
Jeder am Arbeitsablauf beteiligte Benutzer kann Kommentare zu einer Aktion hinzufügen. Jedoch kann nur der Benutzer, dem eine Aktion zugewiesen ist, den Status der Aktion bearbeiten.
Die Seite "Arbeitsablauf-Aktion" enthält die folgenden Funktionen:
Anweisungen - Zeigt die Anweisungen für diese Aktion an.
Stichtag - Zeigt den Stichtag für diese Aktion an.
Beauftragter - Zeigt den Namen des Benutzers an, der dieser Aktion zugewiesen ist.
Erforderlich - Zeigt an, ob die Aktion erforderlich ist oder nicht.
Inhaltselemente - Zeigt die Links zu allen Inhaltselementen an, die dieser Aktion zugeordnet sind.
Status - Wählen Sie aus der Liste der Optionen aus, um den Status dieser Aktion zu ändern.
Betreff - Geben Sie einen Betreff für das Update ein.
Kommentar - Geben Sie einen Kommentar ein, der sich auf die Statusänderung bezieht.
Statusverlauf - Zeigt den Statusverlauf dieser Aktion an. Verwenden Sie Alle erweitern und Alle reduzieren, um die Verlaufsdaten zu erweitern oder zu reduzieren.
Arbeitsablaufbenachrichtigungen
Wenn Sie regelmäßige Aktualisierungen zu einem Arbeitsablauf erhalten möchten, können Sie ihn abonnieren.
Um alle Arbeitsablauf-Benachrichtigungen abzulehnen, gehen Sie im Menü Extras zu Persönliche Einstellungen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Arbeitsablaufbenachrichtigungen deaktivieren, und wählen Sie Senden aus.
Aktivieren Sie auf der Seite Arbeitsabläufe das Kontrollkästchen neben einem Arbeitsablauf, und wählen Sie dann Abonnieren aus. Sie werden zur Seite "Arbeitsablaufbenachrichtigungen" weitergeleitet, auf der Sie Benachrichtigungen verwalten können.
Wählen Sie unter Benachrichtigungen eine der folgenden Optionen aus:
Ich muss eine Aktion abschließen: Erhalten Sie Statusbenachrichtigungen zu Aktionen und Meilensteinen, die Sie abschließen müssen.
Alle Ereignisse treten ein: Empfangen Sie alle Benachrichtigungen von einem Arbeitsablauf, einschließlich Aktions- und Meilensteinstatus.
Ein Arbeitsablauf wird abgeschlossen oder schlägt fehl: Benachrichtigungen werden nur erhalten, wenn ein Arbeitsablauf abgeschlossen ist oder fehlgeschlagen ist.
Nie: Sie erhalten keine Benachrichtigungen für den ausgewählten Arbeitsablauf.
Wählen Sie Einreichen.