Arbeitsablaufmodelle erstellen und bearbeiten
Arbeitsablaufmodelle
Wenn die Funktion vom Administrator Ihrer Institution aktiviert wurde, können Sie ein Arbeitsablaufmodell erstellen, das beliebig oft verwendbar ist. Jede Verwendung des Modells wird als Instanz bezeichnet. Ein Arbeitsablaufmodell ähnelt einer Vorlage. Wenn Sie eine Kopie des Modells zur Vervollständigung an Benutzer senden, wird eine Instanz des Original-Arbeitsablaufmodells gesendet. Für jeden Arbeitsablauf existiert genau ein Modell. Es können jedoch mehrere Instanzen vorliegen.
Arbeitsabschnitte
Arbeitsabläufe bestehen aus Arbeitsabschnitten, mit denen Sie bestimmte Aktionen und Schritte im Prozess zusammenfassen können. Ein Arbeitsabschnitt strukturiert den Arbeitsablauf, indem dem Benutzer kleinere Ziele gesetzt werden, die er im Zuge des Gesamtvorgangs erfüllt. Nur die Eigentümer von Arbeitsabläufen können Arbeitsabschnitte hinzufügen.
Aktionen
Aktionen sind die einzelnen Aufgaben im Rahmen der Arbeitsabschnitte eines Arbeitsablaufs. Aktionen sind bestimmte Erwartungen oder Schritte im Prozess des Gesamtarbeitsablaufs. Aktionen können einem einzelnen Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen werden. Arbeitsablauf-Entwickler können dem Arbeitsablaufmodell bei dessen Erstellung oder während der Verwendung Aktionen hinzufügen, vorausgesetzt, die Aktion wird einem Arbeitsabschnitt hinzugefügt, der noch nicht begonnen hat.
Anmerkung
Ein Modell ist erst komplett und kann gestartet werden, wenn es mindestens eine Aktion enthält.
Erstellen eines Arbeitsablaufmodells: Seite "Meine Modelle"
Arbeitsablaufmodelle finden Sie auf der Seite Erstellen eines Arbeitsablaufmodells: Meine Modelle. Um auf diese Seite zuzugreifen, wählen Sie im Menü "Zusammenarbeit" im Inhaltsbestand die Option "Arbeitsablaufmodell erstellen" oder "Arbeitsablaufmodelle entwerfen" aus. Diese Seite enthält die folgenden Funktionen:
Modell erstellen - Wählen Sie diese Option aus, um ein neues Modell zu erstellen.
Modelle anzeigen - Verwenden Sie diese Liste, um die Liste der Modelle zu verfeinern, die in der Liste angezeigt werden. Wählen Sie Alle Modelle, Eigene Modelle oder Freigegebene Modelle aus.
Name - Zeigt den Namen des Modells an.
Designer - Zeigt den Namen der Person an, die das Modell erstellt hat.
Kopieren - Wählen Sie diese Option aus, um den ausgewählten Arbeitsablauf zu duplizieren.
Löschen - Wählen Sie diese Option aus, um den ausgewählten Arbeitsablauf dauerhaft zu entfernen.
Start - Wählen Sie diese Option aus, um den Arbeitsablauf zu starten.
Neues Arbeitsablaufmodell erstellen
Anmerkung
Ein Modell ist erst komplett und kann gestartet werden, wenn es mindestens eine Aktion enthält.
Wählen Sie im Inhaltsbestand Arbeitsablaufmodell erstellen aus.
Wählen Sie Modell erstellen aus.
Benennen Sie das Modell, und geben Sie eine Beschreibung in das Feld Anweisungen ein. Dies sind Anweisungen zur Verwendung des Arbeitsablaufs. Wenn es sich z. B. um einen freigegebenen Arbeitsablauf handelt, kann dieser Abschnitt verwendet werden, um zu erklären, wie andere diesen Arbeitsablauf verwenden sollten. (Dieser Schritt ist optional.)
Definieren Sie die Begriffe Aktionsstatus die in diesem Modell verwendet werden sollen: In Bearbeitung, Genehmigt und Nicht genehmigt.
Um Elemente an das Modell anzuhängen, wählen Sie Inhaltsbestand durchsuchen aus. Wählen Sie Berechtigungen für die angefügten Elemente aus.
Klicken Sie zum Fertigstellen auf Einreichen.
Sie gelangen zur Seite „Modellentwurf“, auf der Sie dem Arbeitsablaufmodell Arbeitsabschnitte und Aktionen hinzufügen können.
Wählen Sie Meilenstein erstellen aus.
Weisen Sie dem Arbeitsabschnitt einen Namen zu und geben Sie eine Beschreibung ein.
Wählen Sie entweder Keine Aktion oder und wählen Sie eine Meilensteinnummer aus, um den Meilenstein zu definieren, der wiederholt werden soll, wenn er blockiert ist.
Keine Aktion ist die Standardeinstellung. Der Meilenstein geht weiter. Der Arbeitsablauf kann nicht über diesen Arbeitsabschnitt hinaus fortgesetzt werden, da diese Aktion nicht abgeschlossen ist, aber andere Aktionen im Arbeitsabschnitt können abgeschlossen werden.
Gehe zu Meilenstein erzwingt den Arbeitsablauf, zu einem angegebenen Meilenstein zurückzukehren, wenn dieser Meilenstein fehlschlägt. Wenn dieser Meilenstein fehlschlägt, werden alle Status, die von diesem Punkt aus angezeigt werden, auf "Nicht gestartet" zurückgesetzt. Sämtliche Kommentar- und Verlaufsinformationen bleiben intakt.
Um Elemente an den Meilenstein anzuhängen, wählen Sie Inhaltsbestand durchsuchen aus. Wählen Sie Berechtigungen für die angefügten Elemente aus.
Wählen Sie Senden und Aktion hinzufügen aus, um diesem Meilenstein eine Aktion hinzuzufügen, oder Senden und fertigstellen um zur Seite Modellentwurf zurückzukehren.
Anmerkung
Wenn mit einem Arbeitsablauf auf Arbeitsablauf- oder Arbeitsabschnittsebene Dokumente verknüpft sind, werden diese auf Aktionsebene angezeigt, wenn der Arbeitsablauf gestartet wird.
Rufen Sie die Seite Arbeitsablaufmodelle erstellen: Meine Modelle auf.
Wählen Sie Erstellen aus dem Menü des Arbeitsablaufmodells aus. Wählen Sie im Menü eines Meilensteins Aktion erstellen aus.
Weisen Sie der Aktion einen Namen zu und geben Sie eine Beschreibung ein.
Bestimmen Sie, ob diese Aktion erforderlich ist, indem Sie Ja oder Nein auswählen.
Legen Sie eine Frist fest, indem Sie Datum angeben auswählen. Legen Sie über das Datums- und Uhrzeitfeld den Termin fest. Wenn keine Frist erforderlich ist, wählen Sie Keine aus.
Um die Aktion bestimmten Benutzern zuzuweisen, wählen Sie Durchsuchen aus, um deren Namen auszuwählen. Trennen Sie mehrere Benutzernamen durch Kommas.
Um die Aktion einem Kurs zuzuweisen, wählen Sie Durchsuchen um einen Kurs auszuwählen. Trennen Sie mehrere Kurse durch Kommas.
Wählen Sie die Option Alle Kursmitglieder aus, um die Aktion allen Kursmitgliedern zuzuweisen.
Wählen Sie die Option Ausgewählte Rollen und wählen Sie die Rollen aus den folgenden aus: Teilnehmer, Gast, Lehrassistent, Kursleiter, Kursersteller und Korrektor.
Legen Sie fest, wie die Aktion genehmigt wird. Wählen Sie Jeder Beauftragte kann genehmigen oder Alle Beauftragten müssen genehmigen aus.
Um Elemente an die Aktion anzufügen, wählen Sie Inhaltsbestand durchsuchen aus. Wählen Sie Berechtigungen für die angefügten Elemente aus.
Wählen Sie Senden aus, um die Aktion abzuschließen und zur Seite Modellentwurf zurückzukehren.
Arbeitsablaufmodelle bearbeiten
Nachdem Sie das Arbeitsablaufmodell erstellt haben, können Sie es bearbeiten. Ein Arbeitsablaufmodell kann nur vom Eigentümer bearbeitet werden. Diese Änderungen betreffen das Originalmodell und alle freigegebenen Instanzen dieses Arbeitsablaufmodells. Bereits vorhandene Instanzen des Arbeitsablaufs sind von diesen Änderungen nicht betroffen.
In Ausführung befindliche Arbeitsablaufmodelle können erst bearbeitet werden, nachdem sie angehalten wurden. Nach dem Anhalten kann der Eigentümer jeden noch nicht gestarteten Arbeitsabschnitt sowie alle damit verknüpften Aktionen bearbeiten.
Wählen Sie im Menü "Zusammenarbeit" die Option Arbeitsablaufmodell erstellen aus.
Wählen Sie im Menü des Modells eine der folgenden drei Optionen aus:
Wählen Sie Bearbeiten aus, um die Seite Bearbeiten zu öffnen, auf der Sie den Namen, die Beschreibung und die Statusbeschriftungen des Modells ändern können.
Wählen Sie Erstellen aus, um die Seite Modellentwurf zu öffnen. Sie können Arbeitsabschnitte und Aktionen auf dieser Seite hinzufügen oder löschen.
Wählen Sie Freigeben aus, um die Seite Freigabe der Arbeitsablaufmodelle zu öffnen, auf der Sie die Freigabeeinstellungen auswählen oder ändern können.
Arbeitsablaufmodelle duplizieren
Benutzer können Arbeitsablaufmodelle kopieren, die sie erstellt haben oder die für sie freigegeben worden sind. Nachdem das Arbeitsablaufmodell kopiert wurde, kann der Benutzer es entsprechend bearbeiten.
Wenn ein Benutzer ein freigegebenes Arbeitsablaufmodell kopiert, wird er dessen Eigentümer. Das bedeutet, dass er das Modell bearbeiten und wiederverwenden kann, auch wenn das Original aus dem System gelöscht oder dessen Freigabe aufgehoben wird.
Gehen Sie im Inhaltsbestand zur Seite .
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Arbeitsablaufmodell, das Sie kopieren möchten.
Wählen Sie die Schaltfläche Kopieren aus. Die Kopie des Arbeitsablaufmodells wird in der Liste angezeigt.
Erlaubnisse
Arbeitsablaufmodelle können Elemente aus der Content Collection enthalten. Wenn der Entwickler des Arbeitsablaufmodells Elemente hinzufügt, legt er die Berechtigungen fest, die Benutzer für diese Elemente haben. Diese Berechtigungen werden Benutzern nur für die Dauer des Arbeitsabschnitts gewährt. Nach Abschluss des Arbeitsabschnitts werden diese eindeutigen Berechtigungen für die mit dem Arbeitsabschnitt verbundenen Elemente entfernt.
Die ausgewählten Berechtigungen werden in folgenden Situationen gewährt:
Der Benutzer beginnt den Arbeitsabschnitt, der die Aktion enthält.
Ein Arbeitsablauf wird neu gestartet (nachdem er angehalten wurde).
Die ausgewählten Berechtigungen werden in folgenden Situationen entfernt:
Der Benutzer beendet den Arbeitsabschnitt, der die Aktion enthält.
Ein Arbeitsablauf wird angehalten.
Werden einem Element keine Berechtigungen hinzugefügt, wird beim Senden des Arbeitsablaufs eine Warnmeldung angezeigt, die besagt, dass für ein Element keine Berechtigungen vorhanden sind. Der Benutzer wird gefragt, ob er fortfahren möchte.
Wählen Sie im Inhaltsbestand im Menü Zusammenarbeit die Option Arbeitsablaufmodelle erstellen aus.
Wählen Sie, wo das Inhaltselement bearbeitet wird:
Um Berechtigungen für ein Inhaltselement auf Arbeitsablauf-Ebene zu bearbeiten, wählen Sie im Menü des Arbeitsablaufmodells Bearbeiten aus.
Um Berechtigungen für ein Inhaltselement auf Meilensteinebene zu bearbeiten, wählen Sie im Menü des Arbeitsablaufmodells die Option Erstellen aus. Wählen Sie im Menü des Meilensteins Bearbeiten aus.
Um Berechtigungen für ein Inhaltselement auf Aktionsebene zu bearbeiten, wählen Sie im Menü des Arbeitsablaufmodells die Option Erstellen aus. Wählen Sie im Menü der Aktion Bearbeiten aus.
Wählen Sie Inhaltsbestand durchsuchen aus, um dem Modell ein Inhaltsbestand-Element hinzuzufügen.
Wählen Sie die Berechtigungen für das Element mithilfe der Kontrollkästchen aus.
Klicken Sie zum Fertigstellen auf Einreichen.
Berechtigungen für Elemente, die mit Arbeitsabläufen verknüpft sind, können zum Abschließen des Arbeitsablaufs erweitert werden. Die Erweiterungen bleiben auch gültig, wenn der Arbeitsabschnitt und der Arbeitsablauf abgeschlossen sind.
Wählen Sie Berechtigungen erweitern für einen Meilenstein innerhalb eines Arbeitsablaufs aus.
Wählen Sie Durchsuchen aus, um die Namen der Benutzer zu suchen, die erweiterte Berechtigungen für den Zugriff auf ein Element benötigen.
Wählen Sie Durchsuchen aus, um ein Element aus dem Inhaltsbestand zu verknüpfen.
Fügen Sie Berechtigungen für das Element hinzu.
Wählen Sie Einreichen.