مشاركة المحتوى والبحث عنه

عندما يقوم المستخدمون بفتح مركز ملفات المحتوى، فإنه يتم تلقائيًا عرض مجلد المستخدم الخاص بهم ومجلدات المقررات الدراسية ومنتديات المجموعات التي قاموا بالتسجيل فيها. يمكنك التبديل بين إظهار كل المجلدات وإظهار المجلدات المسجلة لتصفية العرض بين المجلدات لتسهيل العثور على المحتويات.

وهذا الخيار متاح في مجلدات المستوى الأعلى التالية:

وتعد هذه الأداة مفيدة على وجه الخصوص لأمناء مكتبة المحتوى المحمي الإلكتروني، الذين يمكن أن يكون لديهم صلاحية لعدد من مجلدات المقرر الدراسي في المحتوى المحمي الإلكتروني. وتسمح هذه الأداة لأمين المكتبة بعرض هذه المجلدات تحت مجلد المحتوى المحمي الإلكتروني في قائمة مركز ملفات المحتوى بدون التسجيل في المقررات الدراسية.

يسمح لك خيار البحث عن مجلد بالبحث عن مجلدات المستوى الأعلى التي تملك صلاحيات لها. فعلى سبيل المثال، إذا قام مستخدم آخر بمنحك صلاحية قراءة لمجلد اسم المستخدم الخاص به، فقد يظهر هذا في عمليات البحث باستخدام البحث عن مجلد. ويمكنك أيضًا إضافة المجلد إلى القائمة مركز ملفات المحتوى، مما يسهل الوصول إلى المجلد بشكل منتظم.

يمكنك مشاركة مجلد المستوى الأعلى مع مستخدم آخر، وضبط الصلاحيات الخاصة بالمحتوى الموجود داخل المجلد لتقييد الوصول إليه. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في منح مستخدم صلاحية قراءة لمجلد اسم المستخدم الخاص بك، دون مشاركة كل شيء بداخله، فقم بإزالة صلاحية القراءة من المحتوى الموجود داخل المجلد لكي لا يتمكن هذا المستخدم من عرضه. ويمكن للمستخدم الاستمرار في استخدام خيار البحث عن مجلد، لكنه لن يرى إلا محتوى محدد في المجلد.

تسمح وظيفة البحث للمستخدمين بتحديد موقع كافة الملفات والمجلدات التي تمت مشاركتها معهم. عندما يُجري المستخدم بحثًا، يقوم النظام بإرجاع العناصر التي يمتلك المستخدم أذونات لها فقط. وفي حالة منح الصلاحيات لمجلد متداخل وليس مجلد بمستوى أعلى، يمكن أن يبحث المستخدم عن المجلد ويضع إشارة مرجعية عليه.

تسمح لك وظيفة الانتقال إلى الموقع بالانتقال مباشرة إلى مجلد محدد تمت مشاركته معك في مركز ملفات المحتوى. ويسمح هذا الخيار الموفر للوقت للمستخدمين بإدخال المسار لفتح المجلد ووضع إشارة مرجعية عليه في نفس الوقت.

تتيح الإشارات المرجعية إمكانية الوصول السريع إلى المحتوى الذي يتم استخدامه بشكل متكرر، دون الحاجة إلى التنقل عبر العديد من المجلدات. يستطيع المستخدمون تنظيم الإشارات المرجعية في مجلدات ومجلدات فرعية حسب الحاجة. وتتضح فائدة هذه الأداة عندما تمتلك حق الوصول إلى مجلد متداخل، لأن أداة البحث عن مجلد لا تقوم بإرجاع المجلدات المتداخلة.

إذا كان من المتوقع اتخاذ أحد المستخدمين لأحد الإجراءات أو الرد على أحد العناصر، فقد يكون من المفيد إرسال نموذج سير عمل باستخدام العنصر. وعند قيامك بإنشاء نموذج سير عمل، قم بتحديد المستخدمين الذين سيقومون بمشاركة العنصر معك وقم بمنحهم صلاحيات للقيام بذلك. ويمكنك أيضًا تحديد خيار لإرسال رسالة بريد إلكتروني للمستخدم تبين فيها أن هذا العنصر قد تمت مشاركته معهم وأنه قد تم إرفاق نموذج سير عمل به.

يتم استخدام التصاريح لمشاركة ملف مع مستخدم لفترة محددة من الوقت. وتتضح فائدة التصاريح عند مشاركة الملفات مع المستخدمين الذين ليس لديهم حسابات في النظام. وعند قيامك بإنشاء تصريح، عليك أن تختار ما إذا كان سيتم منح صلاحية قراءة أم صلاحية قراءة وكتابة للملف المزود بالتصريح. وعند انتهاء الوقت المخصص للتصريح، لن يصبح بإمكان المستخدم الوصول إلى الملف.

لإنشاء تصريح، حدد التصاريح في قائمة العناصر. وحدد إنشاء التصريح واختر إعداداتك. حدد إرسال عند الانتهاء.

تسمح لك الحافظات بتجميع الملفات وتنظيمها في صفحات الويب المخصصة. ويمكنك عرض هذه الحافظات على أفراد ومجموعات من المستخدمين من خارج المقررات الدراسية الخاصة بك. ومن الأهمية بمكان دراسة الصلاحيات التي تم تحديدها للملفات المرتبطة بالحافظة. وإذا كان لدى مستخدم آخر صلاحيات —غير صلاحية القراءة— لأحد الملفات المرتبطة بملف شخصي، يمكن تحرير الملف أو حذفه، مما يسفر عن مشكلات لمستخدمي ملف التعريف.

يمكنك إرسال الملفات والمجلدات بواسطة البريد الإلكتروني إلى مستخدمين محددين أو إلى مجموعة مستخدمين أو إلى أي شخص لديه عنوان بريد إلكتروني صالح من أي منطقة في مركز ملفات المحتوى.