Divulgation des informations sur l'annuaire des utilisateurs et personnelles

Les établissements d'enseignement ou leurs agents peuvent divulguer des informations d'annuaire dans les conditions suivantes en vertu de l'autorité statutaire de la FERPA : 20 U.S.C 1232g (a) (5) (A) et (B) :

a) Un organisme ou un établissement d’enseignement peut divulguer des infomations d'annuaire s’il a avisé publiquement les parents d’élèves et les élèves admissibles qui fréquentent l’organisme ou l’établissement :

(1) des types d'informations personnelles identifiables que l’organisme ou l’institution a désignés comme informations d’annuaire ;

(2) du droit d’un parent ou d’un étudiant admissible de s'opposer à ce que l’organisme ou l’établissement traitent tout ou partie de ces types d'informations sur l’élève comme des informations d’annuaire ; et

(3) du délai dans lequel un parent ou un étudiant admissible doit aviser par écrit l’organisme ou l’établissement qu’il ne veut pas que l’un ou l’ensemble de ces types d'informations sur l’élève soient traités comme des informations d’annuaire.

b) Un organisme ou un établissement d’enseignement peut divulguer des informations d'annuaire sur les anciens élèves sans satisfaire aux conditions énoncées à l’alinéa a) du présent article.

Bien que de nombreux établissements choisissent de publier sous diverses formes la plupart ou la totalité des informations d’annuaire sur les étudiants répertoriés sous la loi FERPA, ils doivent se conformer à tout moment aux conditions énoncées ci-dessus. La notification aux étudiants des types d’informations d’annuaire publiées et du droit d'opposition de l’étudiant se fait généralement par le biais d'un manuel de l’étudiant ou un autre manuel de référence, et non par communication personnelle aux étudiants. La partie notification du processus n’a généralement pas d’impact sur le système de Blackboard.

Pour les anciens élèves des établissements qui utilisent des Blackboard, notez la clause (b) ci-dessus, qui stipule que les établissements peuvent divulguer des informations d’annuaire sur les anciens élèves sans leur notifier leur droit de désinscription. En général, la FERPA accorde moins de droits aux anciens élèves qu'aux élèves actuels d'un l’établissement.

Les institutions disposent de plusieurs façons de contrôler les renseignements personnels recueillis et divulgués dans le répertoire des utilisateurs de Blackboard. Les renseignements personnels sont recueillis sur un formulaire appelé Profil d'utilisateur. Ce formulaire peut être personnalisé par les administrateurs. Les administrateurs peuvent inclure ou exclure n’importe quel champ du formulaire, ainsi qu’autoriser ou interdire aux utilisateurs de modifier leurs données dans ces champs. Personnalisez le formulaire de profil utilisateur à partir du Panneau d'administration > Personnaliser le profil utilisateur.

Les institutions qui disposent d'un processus de traitement des demandes de confidentialité et des mises à jour de renseignements personnels à l'extérieur du système Blackboard peuvent désactiver l'accès aux pages de renseignements personnels en utilisant une gestion flexible des privilèges ou en désactivant l'outil Renseignements personnels sous Panneau de l'administrateur > Panneau d'outils. La désactivation de l’outil empêche les utilisateurs d’apporter des modifications aux informations de leur profil utilisateur.

Les institutions peuvent désactiver complètement le répertoire des utilisateurs et ne pas divulguer d'informations sur le répertoire à l'aide de Blackboard. Le répertoire des utilisateurs peut être désactivé à l'échelle du système sous Panneau d'administration > Onglets et modules > Outils.

Si l'outil Renseignements personnels est disponible, les utilisateurs peuvent faire leurs propres choix en matière de protection de la vie privée sur la page Renseignements personnels, accessible à partir de n'importe quel onglet du panneau Outils ou sous Outils dans n'importe quel cours ou organisation de Blackboard. Sur cette page, l'utilisateur peut choisir de figurer ou non dans l'annuaire des utilisateurs. L’utilisateur peut également choisir d’afficher son adresse e-mail, son adresse (rue, ville, État, code postal, pays), ses informations professionnelles (entreprise, fonction, téléphone professionnel, fax professionnel) et toute autre information de contact supplémentaire (téléphone personnel, téléphone portable, site Web).

Ces champs et le nom de l'utilisateur sont les seuls renseignements personnels affichés dans le répertoire des utilisateurs et, par défaut, ils ne sont pas inclus dans le répertoire des utilisateurs. Les utilisateurs doivent délibérément choisir de divulguer leurs informations dans l’annuaire. À cet égard, le système Blackboard adopte donc une approche plus conservatrice en matière de protection de la vie privée que les règlements de la FERPA. La FERPA demande de proposer la désactivation des informations d’annuaire, tandis que Blackboard fournit une option d'activation. Blackboard permet également à l’utilisateur d’exercer cette option à tout moment, et pas uniquement pendant une période déterminée par l’établissement.

Lorsque les utilisateurs choisissent de rendre leurs adresses e-mail disponibles, qu’ils aient ou non choisi de figurer dans l’annuaire des utilisateurs, leurs adresses e-mail sont affichées dans les pages Annuaire et Groupe de tous les cours et communautés auxquels ils sont inscrits. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Confidentialité et informations personnelles pour les étudiants du cours et les participants de l'association dans cette section.

Si l'utilisateur a choisi d'inclure ses informations personnelles dans le répertoire des utilisateurs, les champs sélectionnés seront affichés dans le répertoire des utilisateurs pour les autres utilisateurs connectés au système.

Les utilisateurs ont également de rectification de leurs informations personnelles. Ils peuvent examiner et modifier leurs renseignements sur la page Renseignements personnels s'ils ont été rendus disponibles.