ワークフローモデルの作成および編集
ワークフローモデル
教育機関の管理者により有効にされている場合、繰り返し利用できるワークフローモデルを作成できます。モデルが使用されるたびに、インスタンスが呼び出されます。ワークフローモデルはテンプレートに似ています。モデルのコピーをユーザに送信して完了するときは、元のワークフローモデルのインスタンスを送信することになります。ワークフローごとに存在するモデルは1つですが、インスタンスは複数存在する可能性があります。
マイルス トーン
ワークフローは、プロセスにおけるグループ固有のアクションおよび手順をサポートするマイルストーンで構成されます。マイルストーンは、ワークフローを進める上で達成できる細かい目標をユーザに提供します。マイルストーンを追加できるのは、ワークフローの所有者だけです。
アクション
アクションは、ワークフローマイルストーン内にある個々のタスクです。アクションは、ワークフロー全体のプロセスにおける具体的な期待または手順です。アクションは、1人のユーザまたは1つのグループに割り当てることができます。ワークフロー設計者は、設計時または実行時にアクションをワークフローモデルに追加することができます。ただし、まだ開始されていないマイルストーンにアクションを追加することが条件です。
注記
モデルは、アクションを少なくとも1つ持たなければ完成せず、開始することができません。
ワークフローモデルの作成: [マイモデル] ページ
ワークフローモデルは、[ワークフローモデルの作成: マイモデル] ページで確認できます。このページにアクセスするには、コンテンツ管理の [コラボレーション] メニューから [ワークフローモデルの作成] または [ワークフローモデルの設計] を選択します。このページには、次の機能があります。
モデルの作成 - 新しいモデルを作成するには、このオプションを選択します。
[モデルの表示]: このリストを使用して、リストに表示されるモデルのリストを絞り込みます。[すべてのモデル]、[マイ モデル]、または [共有モデル] を選択します。
名前 - モデルの名前を表示します。
デザイナー - モデルを作成したユーザーの名前が表示されます。
コピー - 選択したワークフローを複製するには、このオプションを選択します。
削除 - 選択したワークフローを完全に削除するには、このオプションを選択します。
開始 - ワークフローを開始するには、このオプションを選択します。
新しいワークフローモデルを作成する
注記
モデルは、アクションを少なくとも1つ持たなければ完成せず、開始することができません。
コンテンツ管理で、[ワークフローモデルの作成を選択します。
モデルの作成を選択します。
モデルに名前を付け、[手順 フィールドに説明を入力します。これは、ワークフローを使用する際の手順になります。たとえば、これが共有ワークフローである場合、このセクションを使用して、他のユーザーがこのワークフローをどのように使用すべきかを説明することができます。(この手順はオプションです。
このモデルで使用するアクションステータス用語を定義します:進行中、承認済み、および未承認。
アイテムをモデルにアタッチするには、コンテンツ管理を選択します。追加する項目の許可を選択します。
完了したら、提出するを選択します。
[モデルデザイン]ページが表示され、ワークフローモデルのマイルストーンおよびアクションを追加できます。
マイルストーンの作成 を選択します。
マイルストーンに名前を付け、説明を入力します。
アクションなしまたはのいずれかを選択し、マイルストーン番号を選択して、ブロックされた場合に繰り返すマイルストーンを定義します。
[アクションなし がデフォルトです。マイルストーンは続きます。このアクションが失敗しているため、ワークフローはこのマイルストーンより先に進むことはできませんが、マイルストーン内の他のアクションは完了できます。
マイルストーンに移動このマイルストーンが失敗した場合、ワークフローを強制的に指定したマイルストーンに戻します。このマイルストーンが失敗すると、この時点から進むすべてのステータスが [未開始] に戻ります。コメントと履歴情報はすべてそのまま残ります。
マイルストーンに項目を添付するには、[コンテンツ管理 を選択します。追加する項目の許可を選択します。
提出してアクションを追加を選択してこのマイルストーンにアクションを追加するか、提出して完了を選択してモデル設計ページに戻ります。
注記
ワークフローまたはマイルストーンレベルで文書がワークフローにリンクされている場合は、文書はワークフローの開始時にアクションレベルに表示されます。
ワークフローモデルの作成: マイモデルページに移動します。
ワークフローモデルのメニューから ビルド を選択します。マイルストーンのメニューで、アクションの作成を選択します。
アクションに名前を付け、説明を入力します。
このアクションが必要かどうかを判断するには、[はいまたはいいえを選択します。
日付の指定を選択して、期限を決定します。[日付]および[時間]フィールドを使用して、締め切りを選択します。期限が不要な場合は、なし を選択します。
特定のユーザーにアクションを割り当てるには、[参照 を選択して名前を選択します。複数のユーザ名はコンマで区切ります。
コースにアクションを割り当てるには、[参照を選択してコースを選択します。複数のコースはコンマで区切ります。
すべてのコースメンバーオプションを選択して、すべてのコースメンバーにアクションを割り当てます。
[選択したロールオプションを選択し、学生、ゲスト、ティーチングアシスタント、インストラクター、コースビルダー、採点者からロールを選択します。
アクションの承認方法を指定します。すべての担当者が承認できますまたはすべての担当者が承認する必要がありますを選択します。
アクションに項目を添付するには、[コンテンツ管理 を選択します。追加する項目の許可を選択します。
[提出する] を選択してアクションを終了し、[モデル設計] ページに戻ります。
ワークフローモデルの編集
ワークフローモデルは、作成すると編集できます。ワークフローモデルを編集できるのは、その所有者だけです。変更内容は、元のモデルと、そのワークフローモデルが使用されているすべての共有インスタンスに反映されます。ワークフローの既存のインスタンスには変更内容は反映されません。
実行中のワークフローモデルも、停止すれば編集できます。停止した後は、所有者は、まだ開始されていないマイルストーンおよび関連するアクションを編集することができます。
[コラボレーション] メニューで、[ワークフローモデルの設計] を選択します。
モデルのメニューで、次の3つのオプションのいずれかを選択します。
編集 を選択して [編集] ページを開き、モデルの名前、説明、およびステータス ラベルを変更できます。
ビルド を選択して、モデル設計ページを開きます。このページでマイルストーンおよびアクションを追加または削除できます。
共有 を選択して [ワークフローモデル共有] ページを開き、共有設定を選択または変更できます。
ワークフローモデルを複製する
ユーザは、自分が作成したワークフローモデル、または共有しているワークフローモデルをコピーすることができます。ワークフローモデルをコピーしたら、必要に応じて編集できます。
共有ワークフローモデルをコピーした場合、コピーしたユーザが所有者になります。つまり、元のワークフローモデルがシステムから削除されたり共有解除されたりしても、ユーザはコピーしたモデルを編集して再利用することができます。
コンテンツ管理で、[]メニューに移動します。
コピーするワークフローモデルの横にあるチェックボックスをオンにします。
[コピーボタンを選択します。ワークフローモデルのコピーがリストに表示されます。
権限
ワークフローモデルには、コンテンツ管理から項目を含めることができます。ワークフローモデル設計者は、項目を追加するときに、これらの項目に対するユーザのアクセス権を選択します。ユーザがこれらのアクセス権を持てるのは、マイルストーン期間中だけです。マイルストーンが完了すると、これらの固有のアクセス権は、マイルストーンに関連する項目から削除されます。
選択したアクセス権は、次の場合に付与されます。
ユーザが、アクションを含むマイルストーンを開始する。
ワークフローが再開される (停止後)。
選択したアクセス権は、次の場合に削除されます。
ユーザが、アクションを含むマイルストーンを終了する。
ワークフローが停止する。
項目に対するアクセス権が追加されていない場合、ワークフローを提出すると、項目に対するアクセス権がないことを通知し、処理を続行するかどうかを尋ねる警告が表示されます。
コンテンツ管理の [コラボレーション メニューの コラボレーション を選択します。
コンテンツ項目の編集レベルを指定します。
ワークフローレベルでコンテンツアイテムの権限を編集するには、ワークフローモデルのメニューで編集を選択します。
マイルストーンレベルでコンテンツ項目の権限を編集するには、ワークフローモデルのメニューで [ビルド] を選択します。マイルストーンのメニューで、[編集 を選択します。
コンテンツ項目の権限をアクションレベルで編集するには、ワークフローモデルのメニューで [構築] を選択します。アクションのメニューで、[編集 を選択します。
コンテンツ管理の参照を選択して、コンテンツ管理アイテムをモデルに追加します。
チェックボックスを使用して、項目に対するアクセス権を選択します。
完了したら、提出するを選択します。
ワークフローを完了するために、ワークフローに関連付けられた項目のアクセス権を拡大することができます。アクセス権の拡大は、マイルストーンおよびワークフローが完了した後も有効です。
ワークフロー内のマイルストーンに対して権限の拡張を選択します。
[参照 を選択して、アイテムにアクセスするために拡張アクセス許可を必要とするユーザーの名前を検索します。
参照を選択して、コンテンツ管理のアイテムをリンクします。
項目にアクセス権を追加します。
提出を選択します。