ワークフローの導入
ワークフローを開始する
ワークフローは、手動でも自動でも導入することができます。ワークフローを手動で開始するには、次の方法があります。
即時ワークフローを作成する (新しいワークフローモデルおよびインスタンスを最初から作成する)。
新しいワークフローを共有ワークフローモデルから開始する。
コンテンツ管理項目を選択して、その周囲でワークフローモデルを開始または作成する。
ユーザは即時ワークフローを作成することができます。これを使用すると、ユーザは新しいワークフローをシームレスに作成して実行することができます。
コンテンツ管理で、[コラボレーション を選択します。矢印を選択して、[コラボレーション]のランディングページに移動します。
はじめにを選択します。
インスタントワークフローの作成または既存のワークフローモデルのコピーを選択します。モデルをコピーする場合は、[参照 を選択して、コピーするモデルを選択します。
新しいワークフローに名前を付け、オプションで説明を入力します。これは、他のユーザの手順になります。たとえば、共有ワークフローの場合、このセクションを使用して、他のユーザがこのワークフローを使用する方法を説明することができます。
このワークフローで使用するアクティビティステータス用語を定義します:進行中、承認済み、および未承認。
参照を選択して、コンテンツ項目をこのワークフローにリンクします。
完了したら、提出するを選択します。
ユーザは、共有ワークフローモデルに基づいてワークフローを開始することができます。
コンテンツ管理で、[コラボレーション を選択します。矢印を選択して、[コラボレーション]のランディングページに移動します。
はじめにを選択します。
既存のワークフローモデルをコピー を選択します。
[参照 を選択して、コピーするモデルを選択します。
提出を選択します。
必要に応じて、ワークフローに関する追加のコメントを コメント フィールドに入力します。
コンテンツ管理の参照を選択して、このワークフローにアイテムを追加します。
各マイルストーンのリストを展開して、締め切りとコンテンツ項目を割り当てます
マイルストーンの期限を割り当てるには、[日付の指定 を選択し、日付と時刻のフィールドを使用します。
コンテンツ管理の参照を選択して、このアクションにアイテムを追加します。
ワークフローの終了時にメールを受信するには、完了したら 送信する を選択します。
次のいずれかのオプションを選択して、このワークフローを開始するタイミングを指定します。
手動で開始オプションを選択して、このワークフローを任意に開始します。
今すぐ開始オプションを選択して、このワークフローをできるだけ早く開始します。
開始日の指定 オプションを選択し、日付と時刻のフィールドを使用して、このワークフローを開始する日時を選択します。
完了したら、提出するを選択します。
コンテンツ管理項目を開始点として使用して、新しいワークフローを作成することができます。この方法を使うと、特定の項目を確実にワークフローに含めることができます。
任意のコンテンツ管理フォルダから項目を選択し、[ワークフローの開始を選択します。
インスタントワークフローの作成または既存のワークフローモデルのコピーを選択します。
即時ワークフローを作成する場合、ワークフローに名前を付け、説明を入力します。
必要に応じて、アクションラベルを編集します。
必要な場合、コンテンツ管理項目を追加し、アクセス権を割り当てます。
完了したら、提出するを選択します。
アクティブなワークフローを編集する
ユーザは所有しているワークフローおよび実行中のワークフローを編集できます。ただし、ワークフローを編集できるのは、ワークフローを停止したとき、またはアクションおよびマイルストーンが開始されていない場合だけです。
編集を行う場合は、事前に必ずワークフローを停止してください。停止しない場合、次の警告メッセージが表示されます。OK を選択して、ワークフローを停止します。