フォルダタイプ
コンテンツ管理にコンテンツを追加する前に、コンテンツの管理方法を計画する必要があります。ニーズに最も適した方法でコンテンツを編成します。
コンテンツ管理は、コンテンツエリアレベルでネストしているフォルダ内にツリー構造で編成されています。各フォルダには、他のフォルダやサブフォルダを保存することができます。すべてのフォルダが、ルート(/)フォルダ下の他のフォルダ内に含まれていることを覚えておくのは重要なことです。ユーザ、コース、教育機関、およびライブラリなどのコンテンツエリアは、ルートフォルダのすぐ下に格納されるフォルダです。
フォルダを作成したユーザは自動的にそのフォルダを利用できます。作成したフォルダを共有する場合、フォルダおよびそのコンテンツを表示する権限を他のユーザに付与します。
注記
フォルダおよびファイルを同じ場所に保存する場合、それぞれ一意の名前を付ける必要があります。
ユーザーフォルダについて
ユーザがコンテンツ管理に初めて入る時、システムがフォルダを作成します。ユーザフォルダにはユーザ名と同じ名前が使われます。ユーザはこの領域を好きなように編成できます。
注記
教育機関は、ユーザ名フォルダに対するアクセス権をすべてのユーザに付与するか、特定のロールを持つユーザにのみ付与するかを決定します。
ユーザーフォルダにコンテンツを保存する
個人ファイルおよび共有ファイルに簡単にアクセスして管理できるように、ユーザフォルダを編成することをおすすめします。ユーザフォルダは、プライベートファイルや作成中の文書を保存するのに最適な領域です。グループコラボレーションの作業スペースとしてユーザフォルダを使用することもできます。次に、作成する場合に役立つフォルダの例をいくつか示します:
プライベートフォルダ: 進行中のプロジェクトを保存する作業領域。このフォルダは他のユーザと共有されません。
グループフォルダ: 他のグループメンバーと共有され、プロジェクトを一緒に作業できるグループコラボレーションフォルダ。
権限の付与
ユーザは最上位のユーザ名フォルダに対して付与するアクセス権を読み取り権のみにする必要があります。このフォルダに対する追加のアクセス権を付与すると、コンテンツの管理および編成が非常に困難になります。他のユーザが最上位フォルダに読み取り権を付与した場合、プライベートの設定を維持するサブフォルダまたは項目でアクセス権を忘れずに削除してください。
ヒント
グループフォルダ
グループメンバは共通のファイルを共有したり、共同作業を行うことがよくあります。コンテンツ管理でグループとドキュメントを共有するために最初に行う手順は、グループの各メンバがアクセスできるフォルダを作成することです。お互いに共同作業を行うためにメンバ用のグループフォルダを作成する必要はありませんが、グループ内でファイルの集まりを共有するために特定のフォルダを作成しておくと役に立つことがあります。
グループフォルダを作成したら、ユーザは他のグループメンバに適切なアクセス権を付与する必要があります。教員がコースにグループを作成すると、ユーザはワンステップでグループのすべてのメンバとフォルダを共有できます。メンバを追加したり、グループからメンバを削除したりすると、コンテンツ管理は自動的にフォルダを編集されたグループメンバで共有します。
コースグループとのフォルダの共有する
コンテンツ管理で、グループフォルダを含むフォルダに移動します。
グループフォルダのアクセス権アイコンを選択します。もしくは、フォルダメニューで[編集] > [アクセス権]を選択します。
[場所による特定のユーザの選択]メニューで、[コースグループ] (グループがコミュニティに所属している場合は[コミュニティグループ]) を選択します。
ページに、ユーザが登録されているすべてのコースグループが表示されます。チェックボックスを使用して、フォルダを共有する1つのグループまたは複数のグループを選択します。
適切なアクセス権を選択します。グループにフルアクセス権を付与するには、すべてのチェックボックスをオンにします。
[送信]を選択して変更を保存します。
ユーザーグループとフォルダーを共有する
コースまたはコミュニティグループ外のユーザグループとフォルダを共有したい場合は、各ユーザにアクセス権を付与する必要があります。
フォルダのアクセス権アイコンを選択します。もしくは、フォルダメニューで[編集] > [アクセス権]を選択します。
[特定のユーザの選択]を選択します。
[ユーザ名]フィールドに各グループメンバのユーザ名をカンマで区切って入力します。不明なユーザー名を見つけるには、参照 を選択してください。
これらのユーザに適切なアクセス権のチェックボックスをオンにします。グループのすべてのメンバにフルアクセス権を付与するには、すべてのチェックボックスをオンにします。
[送信]を選択して変更を保存します。
グループフォルダの作成者は、フォルダの場所を各グループメンバに通知する必要があります。共有フォルダーを作成した後、この新しいフォルダーにグループメンバーがアクセスする最も簡単で迅速な方法は、各自がフォルダーのブックマークを作成することです。
グループフォルダをブックマークする
Content Collectionの、[移動先] > [ツール]で[ブックマーク]を選択します。
[ブックマークの作成]を選択します。
ブックマークに名前を付け、場所を参照します。
提出を選択します。
ブックマークが作成されると、コンテンツ管理メニューで[ブックマーク]を選択して、素早くアクセスできるようになります。グループフォルダの作成者は、ユーザ名フォルダからフォルダに直接アクセスできます。
注記
ユーザは、[ツール]領域の[検索]を選択してグループフォルダを検索することもできます。
プライベートとパブリックのコンテンツスペース
パーソナルなコンテンツ(プライベートスペース)用のフォルダと、他のユーザが利用可能(パブリックスペース)なフォルダを別々に作成することは、非常に有用なことです。これによって、パーソナルなコンテンツを保存する、自分だけが利用できる特定のフォルダを持てることになります。たとえば、あるフォルダにはペーパーと進行中のプロジェクトとが含まれており、また別のフォルダにはジョブの履歴書やカバーレターなど、まだ共有されていないプロフェッショナルなコンテンツが含まれているとします。これらのパーソナルフォルダに対する追加のアクセス権は、アクセス権を編集しない限り、誰にも許可されません。
文書を共有する準備ができたら、パブリックフォルダにコピーまたは移動できます。コース文書を作成する場合、パーソナルフォルダでドラフトを作成し、完成したら共有フォルダに移動させることができます。これにより、コースメンバが素早くアクセスし、コラボレーションすることができます。
プライベートまたはパブリックフォルダーを作成する
[フォルダの作成]オプションを使用して、コンテンツ管理で同じようにフォルダを作成します。フォルダに許可されているアクセス権によって、プライベートかパブリックかどうかが決まります。
たとえば、グループフォルダにサブフォルダを作成し、他のユーザにそのサブフォルダのアクセス権を付与しないようにします。これは、アクセスできるのが1人だけなので、プライベートフォルダということになります。グループと共有するために別のフォルダを作成したら、他のユーザがフォルダ内の項目を表示または変更できるようアクセス権を調整します。これは複数のユーザがアクセスできるので、パブリックフォルダということになります。
重要
管理権を持つユーザは、より広範なオーディエンスと項目を共有できます。また、フォルダのアクセス権は自動的にフォルダ内のすべての項目に適用されます。トップレベルフォルダーの権限を変更する場合、ユーザーが特定のフォルダーに不正アクセスできないことを確認することをおすすめします。
コンテンツを削除またはリサイクルする
項目を削除することで、コンテンツ管理の保存スペースを回復させます。必要なくなった項目を削除またはリサイクルすることで、フォルダをクリーンアップできます。削除は元に戻せませんが、リサイクルした項目は必要な時にリストアできます。
コンテンツ管理からファイルまたはフォルダを削除するには、項目メニューで[削除]を選択します。[リサイクル]を選択して、項目をリサイクルします。
注記
ごみ箱を利用可能にするかどうかは、教育機関が管理しています。利用できない場合は、項目メニューに[削除]オプションしか表示されません。
教育機関の設定によって、コンテンツ管理のユーザ、コース、コミュニティ、教育機関フォルダのそれぞれにごみ箱が表示されます。以前リサイクルした項目をリストアするには、[ごみ箱]に移動し、項目を選択して、[リストア]をクリックします。項目は以前の場所にリストアされます。