Opprett og rediger arbeidsflytmodeller
Modeller for arbeidsflyt
Hvis institusjonens administrator har aktivert det, kan du opprette en arbeidsflytmodell som kan brukes flere ganger. Hver gang en modell brukes, kalles den en forekomst. En arbeidsflytmodell er som en mal. Når du sender en kopi av modellen brukerne skal fullføre, sender du en forekomst av den opprinnelige arbeidsflytmodellen. Det er bare én modell per arbeidsflyt, men det kan være mange forekomster.
Milepæler
Arbeidsflyter består av milepæler som kan være til hjelp med å gruppere bestemte handlinger og trinn i prosessen. Milepæler gir arbeidsflyten struktur ved å gi brukeren små delmål på veien. Det er bare arbeidsflyteiere som kan legge til milepæler.
Handlinger
Handlinger er enkeltoppgaver som finnes inne i arbeidsflytens milepæler. Handlinger er spesifikke forventninger eller trinn i prosessen for den totale arbeidsflyten. Handlinger kan tilordnes enkeltbrukere eller grupper. Arbeidsflytdesignere kan legge til handlinger i arbeidsflytmodellen når den er under utforming eller i bruk, så lenge handlingen legges til i en milepæl som ikke er påbegynt ennå.
Notat
En modell er ikke ferdig og kan ikke startes før den inneholder minst én handling.
Opprette en arbeidsflytmodell: Mine modeller-siden
Du finner arbeidsflytmodeller på siden Opprett en arbeidsflytmodell: Mine modeller. For å få tilgang til denne siden velger du Opprett en arbeidsflytmodell eller Design arbeidsflytmodeller fra Samarbeid-menyen i Mitt innhold. Denne siden inneholder følgende funksjoner:
Opprett modell – Velg dette alternativet for å opprette en ny modell.
Vis modeller – Bruk denne listen til å avgrense listen over modeller som vises i listen. Velg Alle modeller, Mine modeller eller Delte modeller.
Navn – Viser navnet på modellen.
Designer – Viser Navnet på personen som opprettet modellen.
Kopier – Velg dette alternativet for å duplisere den valgte arbeidsflyten.
Slett – Velg dette alternativet for å fjerne den valgte arbeidsflyten permanent.
Start – Velg dette alternativet for å starte arbeidsflyten.
Opprette en ny arbeidsflytmodell
Notat
En modell er ikke ferdig og kan ikke startes før den inneholder minst én handling.
I Mitt innhold velger du Opprett en arbeidsflytmodell.
Velg Opprett modell.
Gi modellen et Navn, og skriv inn en beskrivelse i feltet Instruksjoner. Dette er instruksjonene for bruk av arbeidsflyten. Hvis dette for eksempel er en delt arbeidsflyt, kan denne delen brukes til å forklare hvordan andre skal bruke denne arbeidsflyten. (Dette trinnet er valgfritt.)
Definer begrepene Handlingsstatus som skal brukes i denne modellen: Pågår, Godkjent og Ikke godkjent.
For å legge ved elementer i modellen, velg Bla gjennom Mitt innhold. Velg tillatelser for elementene du legger ved.
Velg Send når du er ferdig.
Du kommer til å bli ført til Modellutforming-siden. Der kan du legge til milepæler og handlinger for arbeidsflytmodellen.
Velg Opprett milepæl.
Gi milepælen et navn, og skriv en beskrivelse.
Velg enten Ingen handling eller og velg et milepælnummer for å definere milepælen som skal gjentas hvis den blokkeres.
Ingen handling er standard; Milepælen fortsetter. Arbeidsflyten kan ikke fortsette forbi denne milepælen fordi handlingen er mislykket. Andre handlinger i milepælen kan allikevel fullføres.
Gå til milepæl tvinger arbeidsflyten til å gå tilbake til en angitt milepæl hvis denne milepælen mislykkes. Hvis denne milepælen mislykkes, tilbakestilles alle statuser fremover fra dette punktet til Ikke startet. Alle kommentarer og informasjon om historikk er bevart.
For å knytte elementer til milepælen, velg Bla gjennom Mitt innhold. Velg tillatelser for elementene du legger ved.
Velg Send og legg til handling for å legge til en handling i denne milepælen, eller Send og fullfør for å gå tilbake til Modellutforming-siden.
Notat
Når en arbeidsflyt har startet, og dokumenter er knyttet til arbeidsflyten på arbeidsflyt- eller milepælnivå, vises de på handlingsnivået.
Gå til siden Opprett en arbeidsflytmodell: Mine modeller.
Velg Bygg fra arbeidsflytmodellens meny. I menyen for en milepæl velger du Opprett handling.
Gi handlingen et navn, og skriv en beskrivelse.
Finn ut om denne handlingen er nødvendig eller ikke, ved å velge Ja eller Nei.
Bestem en tidsfrist ved å velge Angi dato. Bruk dato og klokkeslett for å velge en tidsfrist. Hvis det ikke kreves noen tidsfrist, velger du Ingen.
Hvis du vil tilordne handlingen til bestemte brukere, velger du Bla gjennom for å velge navnene deres. Bruk semikolon til å skille mellom flere brukernavn.
For å tilordne handlingen til et emne, velg Bla gjennom for å velge et emne. Bruk semikolon til å skille mellom flere emner.
Velg alternativet Alle emnemedlemmer for å tilordne handlingen til alle emnemedlemmene.
Velg alternativet Valgte roller og velg rollene fra følgende: Student, Gjest, Undervisningsassistent, Underviser, Emnebygger og Vurderer.
Bestem hvordan handlingen skal godkjennes. Velg Enhver mottaker kan godkjenne eller Alle tilordnede må godkjenne.
For å legge ved elementer i handlingen, velg Bla gjennom Mitt innhold. Velg tillatelser for elementene du legger ved.
Velg Send for å fullføre handlingen og gå tilbake til Modellutforming-siden.
Redigere en arbeidsflytmodell
Når du har opprettet en arbeidsflytmodell, kan du redigere den. En arbeidsflytmodell kan bare redigeres av eieren. Disse endringene påvirker den opprinnelige modellen og alle delte forekomster av den. Eksisterende forekomster av arbeidsflyten påvirkes ikke av disse endringene.
Arbeidsflytmodeller som pågår, kan bare redigeres når de er stoppet. Når de er stoppet, kan eieren redigere alle milepæler som ikke er påbegynt, samt alle tilknyttede handlinger.
I Samarbeid-menyen velger du Modeller for designarbeidsflyt.
I modellens meny kan du velge ett av disse tre alternativene:
Velg Rediger for å åpne Rediger-siden, der du kan endre modellens Navn, beskrivelse og statusetiketter.
Velg Bygg for å åpne Modellutforming-siden. Du kan legge til eller slette milepæler og handlinger på denne siden.
Velg Del for å åpne siden Deling av arbeidsflytmodell, der du kan velge eller endre delingsinnstillinger.
Duplisere en arbeidsflytmodell
Brukere kan kopiere en arbeidsflytmodell de har opprettet eller noen har delt med dem. Når arbeidsflytmodellen er kopiert, kan brukeren redigere den.
Hvis en bruker kopierer en delt arbeidsflytmodell, blir vedkommende gjort til eier. Det betyr at brukeren kan redigere modellen og bruke den på nytt selv om originalen slettes fra systemet eller ikke deles lenger.
Gå til g-siden i Mitt innhold.
Merk av for arbeidsflytmodellen du vil kopiere.
Velg Kopier-knappen. Kopien av arbeidsflytmodellen vises i listen.
Tillatelser
Arbeidsflytmodellen kan inneholde elementer fra Mitt innhold. Etter hvert som designeren av arbeidsflytmodellen legger til flere elementer, kan vedkommende også velge hvilke tillatelser brukerne skal ha for disse elementene. Brukerne har bare disse tillatelsene så lenge milepælen varer. Etter at milepælen er ferdig, blir disse unike tillatelsene fjernet fra elementene som er tilknyttet milepælen.
De valgte tillatelsene gis når
Brukeren begynner milepælen som inneholder handlingen
Arbeidsflyten blir startet på nytt (etter å ha vært stoppet)
De valgte tillatelsen fjernes når
Brukeren avslutter milepælen som inneholder handlingen
En arbeidsflyt stoppes
Hvis det ikke legges til noen tillatelser for et element, vises en advarsel om at det ikke finnes noen tillatelser for et element når arbeidsflyten sendes, og brukeren blir spurt om han eller hun vil fortsette.
I Mitt innhold velger du Modeller for designarbeidsflyt på Samarbeidmenyen.
Bestem hvor du vil redigere innholdselementet:
Hvis du vil redigere tillatelser for et innholdselement på arbeidsflytnivå, velger du Rediger på arbeidsflytmodellens meny.
Hvis du vil redigere tillatelser for et innholdselement på milepælnivå, velger du Bygg i arbeidsflytmodellens meny. I milepælens meny velger du Rediger.
Hvis du vil redigere tillatelser for et innholdselement på handlingsnivå, velger du Bygg i arbeidsflytmodellens meny. I handlingsmenyen velger du Rediger.
Velg Bla gjennom Mitt innhold for å legge til et Mitt innhold-element i modellen.
Velg tillatelser for elementet ved hjelp av avmerkingsboksene.
Velg Send når du er ferdig.
Tillatelser for elementer tilknyttet arbeidsflyter kan utvides for å fullføre arbeidsflyten. Utvidelser gjelder etter at milepælen og arbeidsflyten er fullført.
Velg Utvid tillatelser for en milepæl i en arbeidsflyt.
Velg Bla gjennom for å finne Navnene på brukere som trenger utvidet tillatelse for å få tilgang til et element.
Velg Bla gjennom for å tilknytte et element fra Mitt innhold.
Legg til tillatelser for elementet.
Velg Send.