Werkstroommodellen maken en bewerken
Werkstroommodellen
Als deze voorziening is ingeschakeld door de beheerder van de instelling, kun je een werkstroommodel maken dat heel vaak kan worden gebruikt. Elke keer dat een model wordt gebruikt, wordt het een exemplaar genoemd. Een werkstroommodel is vergelijkbaar met een sjabloon. Wanneer je een kopie van het model verstuurt naar gebruikers die het moeten voltooien, verstuur je in feite een exemplaar van het originele werkstroommodel. Elke werkstroom heeft maar één model, maar er kunnen verschillende exemplaren zijn.
Mijlpalen
Werkstromen zijn opgebouwd uit mijlpalen, aan de hand waarvan specifieke acties en stappen in het proces zijn gegroepeerd. Een mijlpaal biedt structuur aan de werkstroom door kleinere doelen aan de gebruiker aan te bieden die ze in de loop van de tijd kunnen behalen. Alleen de eigenaar van een werkstroom kan mijlpalen toevoegen.
Acties
Acties zijn de individuele taken die zijn opgenomen in de mijlpalen van een werkstroom. Acties zijn specifieke verwachtingen of stappen in het proces van de werkstroom als geheel. Acties kunnen worden toegewezen aan een bepaalde gebruiker of aan een groep. Ontwerpers van werkstromen kunnen acties toevoegen aan het werkstroommodel terwijl het model wordt ontworpen of wanneer het model al in gebruik is. In het laatste geval kan een actie alleen worden toegevoegd aan een mijlpaal die nog niet gestart is.
Opmerking
Een model is pas compleet en kan pas worden gestart als er ten minste één actie is toegevoegd.
Een werkstroommodel maken: de pagina 'Mijn modellen'
U vindt werkstroommodellen op de pagina Een werkstroommodel maken: Mijn modellen. Als u deze pagina wilt openen, selecteert u Een werkstroommodel maken of Werkstroommodellen ontwerpen in het menu Samenwerking in de inhoudsverzameling. Deze pagina bevat de volgende functies:
Model maken: selecteer deze optie om een nieuw model te maken.
Modellen weergeven - Gebruik deze lijst om de lijst met modellen die in de lijst worden weergegeven, te verfijnen. Selecteer Alle modellen, Mijn modellen of Gedeelde modellen.
Naam - Geeft de naam van het model weer.
Ontwerper: geeft de naam weer van de persoon die het model heeft gemaakt.
Kopieer: kies deze optie als je de geselecteerde werkstroom wilt dupliceren.
Verwijderen - Kies deze optie als je de geselecteerde werkstroom definitief wilt verwijderen.
Begin - Selecteer deze optie om de werkstroom te starten.
Een nieuw werkstroommodel maken
Opmerking
Een model is pas compleet en kan pas worden gestart als er ten minste één actie is toegevoegd.
Selecteer in de inhoudsverzameling de optie Een werkstroommodel maken.
Selecteer Model maken.
Geef het model een naam en typ een beschrijving in het veld Instructies. Dit zijn de instructies voor het gebruiken van de werkstroom. Als dit bijvoorbeeld een gedeelde werkstroom is, kan dit gedeelte worden gebruikt om uit te leggen hoe anderen deze werkstroom moeten gebruiken. (Deze stap is optioneel.)
Definieer de termen Actiestatus die in dit model moeten worden gebruikt: In uitvoering, Goedgekeurd en Niet goedgekeurd.
Als u items aan het model wilt koppelen, selecteert u Bladeren door inhoudsverzameling. Selecteer machtigingen voor de items die je toevoegt.
Selecteer Verzenden als u klaar bent.
Je komt nu op de pagina Modelontwerp, waar je mijlpalen en acties kunt toevoegen voor het werkstroommodel.
Selecteer Mijlpaal maken.
Voer een naam in voor de mijlpaal en typ een beschrijving.
Selecteer Geen actie of en selecteer een mijlpaalnummer om de mijlpaal te definiëren die moet worden herhaald als deze wordt geblokkeerd.
Geen actie is de standaardinstelling; De mijlpaal gaat door. De werkstroom kan deze mijlpaal niet passeren omdat deze actie nog niet is voltooid. Andere acties in de mijlpaal kunnen echter wel worden voltooid.
Als je Ga naar mijlpaal selecteert, keert de werkstroom terug naar een opgegeven mijlpaal wanneer deze mijlpaal niet wordt gerealiseerd. Als deze mijlpaal mislukt, worden alle statussen vanaf dit punt teruggezet naar Niet gestart. Alle opmerkingen en alle geschiedenisinformatie blijven intact.
Als u items aan de mijlpaal wilt koppelen, selecteert u Bladeren door inhoudsverzameling. Selecteer machtigingen voor de items die je toevoegt.
Selecteer Actie verzenden en toevoegen om een actie aan deze mijlpaal toe te voegen of Verzenden en voltooien om terug te gaan naar de pagina Modelontwerp.
Opmerking
Wanneer er op het niveau van een werkstroom of mijlpaal documenten worden gekoppeld aan een werkstroom, worden deze bij het starten van de werkstroom per actie weergegeven.
Ga naar de pagina Een werkstroommodel maken: Mijn modellen.
Selecteer Bouwen in het menu van het werkstroommodel. Selecteer in het menu van een mijlpaal Actie maken.
Voer een naam in voor de actie en typ een beschrijving.
Bepaal of deze actie al dan niet vereist is door Ja of Nee te selecteren.
Bepaal een deadline door Datum opgeven te selecteren. Gebruik de datum- en tijdvelden om een deadline te kiezen. Als er geen deadline is vereist, selecteert u Geen.
Als u de actie aan specifieke gebruikers wilt toewijzen, selecteert u Bladeren om hun namen te selecteren. Scheid meerdere gebruikersnamen met komma's.
Als je de actie aan een cursus wilt toewijzen, selecteer je Bladeren om een cursus te selecteren. Scheid meerdere cursussen met komma's.
Selecteer de optie Alle cursusleden om de actie toe te wijzen aan alle cursusleden.
Selecteer de optie Geselecteerde rollen en selecteer de volgende rollen: Student, Gast, Onderwijsassistent, Cursusleider, Cursusbouwer en Grader.
Bepaal hoe de actie mag worden goedgekeurd. Selecteer Elke rechtverkrijgende mag goedkeuren of Alle rechtverkrijgenden moeten goedkeuren.
Als u items aan de taak wilt koppelen, selecteert u Bladeren door inhoudsverzameling. Selecteer machtigingen voor de items die je toevoegt.
Selecteer Verzenden om de actie te voltooien en terug te gaan naar de pagina Modelontwerp.
Een werkstroommodel bewerken
Als je een werkstroommodel hebt gemaakt, kun je het model desgewenst aanpassen. Een werkstroommodel kan alleen worden gewijzigd door de eigenaar van het model. Deze wijzigingen zijn van invloed op het oorspronkelijke model en op gedeelde exemplaren van het werkstroommodel. Bestaande exemplaren van de werkstroom blijven ongewijzigd.
Werkstroommodellen die in uitvoering zijn, kunnen alleen worden gewijzigd nadat ze zijn gestopt. De eigenaar van het model kan dan mijlpalen wijzigen die nog niet zijn bereikt, evenals de bijbehorende acties.
Selecteer in het menu Samenwerking de optie Werkstroommodellen ontwerpen.
Selecteer een van deze drie opties in het menu van het model:
Selecteer Bewerken om de pagina Bewerken te openen, waar u de naam, beschrijving en statuslabels van het model kunt wijzigen.
Selecteer Bouwen om de pagina Modelontwerp te openen. Je kunt mijlpalen en acties toevoegen of verwijderen op deze pagina.
Selecteer Delen om de pagina Werkstroommodel delen te openen, waar u instellingen voor delen kunt selecteren of wijzigen.
Een werkstroommodel dupliceren
Gebruikers kunnen een werkstroommodel kopiëren dat ze zelf hebben gemaakt of dat iemand anders met ze heeft gedeeld. Nadat het werkstroommodel is gekopieerd, kan de gebruiker het model aanpassen.
als een gebruiker een gedeeld werkstroommodel kopieert, wordt hij of zij de eigenaar. Dit betekent dat de gebruiker het model kan wijzigen en hergebruiken, zelfs als het origineel is verwijderd van het systeem of niet meer wordt gedeeld.
Ga naar de -pagina in de collectie van inhoud.
Schakel het selectievakje in van het model dat je wilt kopiëren.
Selecteer de knop Kopiëren. De kopie van het werkstroommodel verschijnt in de lijst.
Machtigingen
Werkstroommodellen kunnen items uit Content Collection bevatten. Als de ontwerper van een werkstroommodel items toevoegt, kiezen ze ook de machtigingen die gebruikers krijgen voor deze items. Deze machtigingen worden alleen toegekend voor de duur van de mijlpaal. Zodra de mijlpaal is bereikt, worden deze unieke machtigingen ingetrokken voor de items die horen bij de mijlpaal.
De geselecteerde machtigingen worden op deze momenten toegekend:
De gebruiker begint te werken aan de mijlpaal die de actie bevat.
Een werkstroom wordt opnieuw gestart (nadat deze is gestopt).
De geselecteerde machtigingen worden in deze gevallen ingetrokken:
De gebruiker voltooit de mijlpaal die de actie bevat.
Een werkstroom wordt gestopt.
Als er geen machtigingen worden toegevoegd aan een item, verschijnt er een waarschuwing wanneer de werkstroom wordt verzonden. Deze waarschuwing geeft aan dat er geen machtigingen zijn ingesteld voor een item en of de gebruiker door wil gaan.
Selecteer in inhoudsverzameling de optie werkstroommodellen ontwerpen in het menu Samenwerking.
Bepaal hoe je het inhoudsitem wilt bewerken:
Als u machtigingen voor een inhoudsitem op werkstroomniveau wilt bewerken, selecteert u Bewerken in het menu van het werkstroommodel.
Als je machtigingen voor een inhoudsitem wilt bewerken op het niveau van een mijlpaal, selecteer je Bouwen in het menu van het werkstroommodel. Selecteer in het menu van de mijlpaal Bewerken.
Als u machtigingen voor een inhoudsitem op actieniveau wilt bewerken, selecteert u Bouwen in het menu van het werkstroommodel. Selecteer in het menu van de actie Bewerken.
Selecteer Bladeren door inhoudsverzameling om een inhoudsverzameling-item aan het model toe te voegen.
Selecteer machtigingen voor het item door een of meer selectievakjes in te schakelen.
Selecteer Verzenden als u klaar bent.
Machtigingen voor items die zijn gekoppeld aan werkstromen kunnen worden uitgebreid om de werkstroom te kunnen voltooien. De uitbreidingen blijven van kracht nadat de mijlpaal is bereikt en de werkstroom is voltooid.
Selecteer Machtigingen uitbreiden voor een mijlpaal binnen een werkstroom.
Selecteer Bladeren om de namen te vinden van gebruikers die uitgebreide rechten nodig hebben om toegang te krijgen tot een item.
Selecteer Bladeren om een item uit de inhoudsverzameling te koppelen.
Voeg machtigingen toe voor het item.
Selecteer Verzenden.