Typen mappen
Voordat je inhoud toevoegt aan de inhoudsverzameling, moet je plannen hoe je je inhoud wilt beheren. Deel je inhoud in op een manier die het best aansluit op je behoeften.
De inhoudsverzameling is ingedeeld in een boomstructuur waarin ook geneste mappen en inhoudsgebieden worden weergegeven. Iedere map kan bestanden en subbestanden bevatten. Met uitzondering van de hoofdmap (/) bevinden alle mappen zich in andere mappen. Inhoudsgebieden, zoals Gebruikers, Cursussen, Instelling en Bibliotheek, zijn mappen die zijn opgeslagen onder de hoofdmap.
Een map is automatisch beschikbaar voor de gebruiker die deze map gemaakt heeft. Als je een map hebt gemaakt die je wilt delen, moet je andere gebruikers toestemming geven om de map en de inhoud ervan te bekijken.
Opmerking
Mappen en bestanden moeten een unieke naam hebben als ze op dezelfde locatie worden opgeslagen.
Informatie over de gebruikersmap
De eerste keer wanneer een gebruiker de inhoudsverzameling opent, maakt het systeem een aparte map aan. Je gebruikersmap heeft dezelfde naam als je gebruikersnaam en je kunt dit gedeelte indelen zoals jij wilt.
Opmerking
Je instelling bepaalt of voor alle gebruikers een map met de gebruikersnaam wordt gemaakt of alleen voor gebruikers met bepaalde rollen.
Inhoud opslaan in een gebruikersmap
We raden aan om je gebruikersmap zo in te delen dat persoonlijke en gedeelde bestanden eenvoudig kunnen worden geopend en beheerd. De gebruikersmap is geschikt voor het opslaan van persoonlijke bestanden en documenten die nog niet zijn voltooid. Je kunt ervoor kiezen om je gebruikersmap als werklocatie te gebruiken om als groep in samen te werken. Hieronder wordt een aantal voorbeelden beschreven van mappen die nuttig kunnen zijn:
Persoonlijke map: een werklocatie waar je lopende projecten opslaat. Deze map wordt niet gedeeld met andere gebruikers.
Groepsmappen: mappen voor groepssamenwerking die worden gedeeld met andere groepsleden en waarin gezamenlijk aan projecten kan worden gewerkt.
Machtigingen verlenen
Voor de gebruikersmap op het hoogste niveau moet je alleen de machtiging Lezen toekennen. Wanneer je extra machtigingen toekent voor deze map, wordt beheren en ordenen van de inhoud lastig. Wanneer u voor de map op het hoogste niveau de machtiging Lezen toekent aan andere gebruikers, moet u niet vergeten de machtigingen te verwijderen voor de submappen of items met persoonlijke gegevens.
Groepsmappen
Groepsleden delen vaak een aantal bestanden en werken er samen aan. Het eerste dat je moet doen om documenten met een groep te delen in de inhoudsverzameling, is een map maken die iedereen in de groep kan openen. Je hoeft geen groepsmap te maken zodat leden met elkaar samen kunnen werken, maar het is misschien handiger om een bepaalde map te maken waarin verschillende bestanden met de groep gedeeld kunnen worden.
Als een gebruiker een groepsmap heeft gemaakt, moet hij/zij de benodigde machtigingen toekennen aan andere groepsleden. Wanneer een cursusleider groepen heeft gemaakt in de cursus, kunnen gebruikers de map met één stap delen met alle leden van een groep. Als er leden aan de groep worden toegevoegd of uit de groep worden verwijderd, deelt de inhoudsverzameling de map automatisch met alle groepsleden van de bijgewerkte groep.
Een map delen met een cursusgroep
Ga in de inhoudsverzameling naar de map met de groepsmap.
Selecteer het machtigingspictogram van de groepsmap. Of selecteer Bewerken > Machtigingen in het menu van de map.
Selecteer in het menu Specifieke gebruikers selecteren op locatie, Cursusgroep (of Organisatiegroep als de groep bij een organisatie hoort).
Op de pagina worden alle cursusgroepen weergegeven waarvoor je bent ingeschreven. Gebruik de selectievakjes om de groep of groepen te selecteren waarmee de map gedeeld moet worden.
Selecteer de juiste machtiging. Als je volledige machtigingen wilt toekennen aan de groep, schakel je alle selectievakjes in.
Selecteer Verzenden om de wijzigingen op te slaan.
Een map delen met een gebruikersgroep
Als je een map wilt delen met een gebruikersgroep buiten een cursus- of organisatiegroep, moet je iedereen persoonlijk machtigen.
Selecteer het machtigingspictogram van de map. Of selecteer Bewerken > Machtigingen in het menu van de map.
Selecteer Specifieke gebruikers selecteren.
Voer de gebruikersnamen van de groepsleden in, gescheiden door komma's, in het veld Gebruikersnaam. Selecteer Bladeren als je onbekende gebruikersnamen wilt zoeken.
Schakel de selectievakjes in voor de juiste machtigingen voor deze gebruikers. Als je volledige machtigingen wilt toekennen aan alle leden van de groep, schakel je alle selectievakjes in.
Selecteer Verzenden om de wijzigingen op te slaan.
De maker van de groepsmap moet elk groepslid op de hoogte stellen van de locatie van de map. Nadat je de gedeelde map hebt gemaakt, kunnen groepsleden deze map het eenvoudigst en snelst openen als ze een bladwijzer voor de map maken.
Een bladwijzer maken voor een groepsmap
Selecteer in de inhoudsverzameling onder Ga naar > Tools de optie Bladwijzers.
Selecteer Bladwijzer maken.
Geef de bladwijzer een naam en blader naar de locatie.
Selecteer Verzenden.
Als de bladwijzer is gemaakt, kun je voor snelle toegang Bladwijzers selecteren in het menu inhoudsverzameling. De maker van de groepsmap kan de map rechtstreeks openen vanuit zijn of haar gebruikersmap.
Opmerking
Gebruikers kunnen de groepsmap ook vinden door Zoeken te selecteren in het gebied Tools.
Persoonlijke vs. openbare inhoudsruimte
Het is zeer nuttig aparte mappen te maken voor persoonlijke inhoud (persoonlijke ruimte) en mappen die beschikbaar zijn voor andere gebruikers (openbare ruimte). Op die manier kun je bepaalde mappen voor jezelf houden, bijvoorbeeld om er persoonlijke inhoud in op te slaan. Een persoonlijke map kan bijvoorbeeld papers en projecten bevatten waaraan u nog werkt, terwijl een andere map professionele inhoud bevat die u nog niet wilt delen, zoals cv's en sollicitatiebrieven. Voor deze persoonlijke mappen worden geen aanvullende machtigingen toegekend aan andere gebruikers, tenzij je de machtigingen aanpast.
Wanneer je een document wilt delen, kun je het kopiëren of verplaatsen naar een openbare map. Als je werkt aan een cursusdocument, kun je de conceptversie maken in een persoonlijke map. Zodra het document is voltooid, kun je het verplaatsen naar een gedeelde map. Hierdoor is het document snel toegankelijk voor cursusleden en kunnen ze er samen aan werken.
Een persoonlijke of openbare map maken
Alle mappen in de inhoudsverzameling moeten met de optie Map maken worden gemaakt. Of een map persoonlijk of openbaar is, hangt af van de toegekende machtigingen voor die map.
Je kunt bijvoorbeeld een submap maken in een groepsmap en andere gebruikers niet machtigen om deze te kunnen bekijken. Dit is een persoonlijke map, aangezien maar één persoon toegang heeft. Als je nog een map maakt die met de groep wordt gedeeld, dan wijzig je de machtigingen om anderen toestemming te geven om de items erin te bekijken of te wijzigen. Dit is een openbare map, omdat meer dan één persoon toegang heeft.
Belangrijk
Elke gebruiker met de machtiging Beheren kan het item delen met een grotere groep gebruikers. Vergeet ook niet dat machtigingen voor mappen automatisch van toepassing zijn op alle items in een map. Als je wijzigingen aanbrengt in de machtigingen voor mappen op het hoogste niveau, wil je misschien controleren of gebruikers geen ongeoorloofde toegang hebben tot bepaalde mappen.
Inhoud verwijderen of naar de prullenbak verplaatsen
Creëer meer opslagruimte in de inhoudsverzameling door items te verwijderen. Je kunt je mappen opschonen door items die overbodig zijn te verwijderen of naar de prullenbak te verplaatsen. Items worden permanent verwijderd, maar items in de prullenbak kunnen hersteld worden als je ze nodig hebt.
Selecteer Verwijderen in het menu van het item om een bestand of map uit de inhoudsverzameling te verwijderen. Selecteer Naar prullenbak verplaatsen om naar de prullenbak te verplaatsen.
Opmerking
Je instelling bepaalt of de tool Prullenbak beschikbaar is. Als deze niet beschikbaar is, zie je alleen Verwijderen als optie in het menu van het item.
Afhankelijk van de instellingen van je instelling kan de Prullenbak in de inhoudsverzameling worden weergegeven in elke map voor gebruikers, cursussen, organisaties en instellingen. Om een item te herstellen dat je eerder hebt hergebruikt, ga je naar de Prullenbak, selecteer je het item en vervolgensHerstellen. Het item wordt naar de oorspronkelijke locatie verplaatst.