Skapa och redigera arbetsflödesmodeller
Modeller för arbetsflöden
Om funktionen har aktiverats av institutionens administratör kan du skapa en arbetsflödesmodell som kan användas flera gånger. Varje gång som en modell används, kallas den för en instans. En arbetsflödesmodell liknar en mall. När du skickar en kopia av modellen till användare för slutförande, då skickar du en instans av den ursprungliga arbetsflödesmodellen. Det finns en modell för varje arbetsflöde, men det kan finnas många instanser.
Delmål
Arbetsflöden består av milstolpar, vilket hjälper gruppspecifika åtgärder och steg i processen. En milstolpe ger struktur åt arbetsflödet genom att tillhandahålla mindre mål som användaren som kan uppnå längs vägen. Endast de som äger arbetsflödena kan lägga till milstolpar.
Åtgärder
Åtgärder är de individuella aktiviteter som förlagts inuti milstolpar i arbetsflödet. Åtgärder är specifika förväntningar eller steg i processen för det övergripande arbetsflödet. Åtgärder kan tilldelas till en ensam användare eller en grupp. Arbetsflödesdesignern kan lägga till åtgärder i arbetsflödesmodellen när den designas eller när den pågår, förutsatt att åtgärden läggs till på en milstolpe som inte startats.
Notera
En modell är inte komplett och kan inte startas förrän den innehåller minst en åtgärd.
Skapa en arbetsflödesmodell: sidan Mina modeller
Du hittar arbetsflödesmodeller på sidan Skapa en arbetsflödesmodell: Mina modeller. Du kommer åt den här sidan genom att välja Skapa en arbetsflödesmodell eller Designa arbetsflödesmodeller på Collaboration-menyn i Innehållssamlingen. Sidan innehåller följande funktioner:
Skapa modell - Välj det här alternativet om du vill skapa en ny modell.
Visa modeller - Använd den här listan för att förfina listan över modeller som visas i listan. Välj Alla modeller, Mina modeller eller Delade modeller.
Namn - Visar namnet på modellen.
Designer – Visar namnet på den person som skapade modellen.
Kopiera - Välj det här alternativet om du vill duplicera det valda arbetsflödet.
Ta bort - Välj det här alternativet om du vill ta bort det valda arbetsflödet permanent.
Starta – Välj det här alternativet för att starta arbetsflödet.
Skapa en ny arbetsflödesmodell
Notera
En modell är inte komplett och kan inte startas förrän den innehåller minst en åtgärd.
I Innehållssamling väljer du Skapa en arbetsflödesmodell.
Välj Skapa modell.
Namnge modellen och skriv en beskrivning i fältet Instruktioner. Detta är instruktioner för hur arbetsflödet ska användas. Om det till exempel är ett delat arbetsflöde kan det här avsnittet användas för att förklara hur andra ska använda det här arbetsflödet. (Det här steget är valfritt.)
Definiera de termer som ska användas i den här modellen Åtgärdsstatus: Pågår, Godkänd och Inte godkänd.
Om du vill bifoga objekt till modellen väljer du Bläddra i Innehållssamling. Välj behörigheter för de objekt du bifogar.
Välj Skicka när du är klar.
Du kommer att flyttas till Modelldesign-sidan, där du kan lägga till milstolpar och åtgärder för arbetsflödesmodellen.
Välj Skapa milstolpe.
Ge namn åt milstolpen och ange en beskrivning.
Välj antingen Ingen åtgärd eller och välj ett milstolpenummer för att definiera milstolpen som ska upprepas om den blockeras.
Ingen åtgärd är standard. Milstolpen fortsätter. Arbetsflödet kan inte gå vidare förbi milstolpen eftersom åtgärden har misslyckats, men det går att slutföra andra åtgärder på milstolpen.
Gå till milstolpe tvingar arbetsflödet att gå tillbaka till en angiven milstolpe om den milstolpen misslyckas. Om den här milstolpen misslyckas återgår alla statusar från den här punkten till Inte startad. Alla kommentarer och all historikinformation förblir intakt.
Om du vill bifoga objekt till milstolpen väljer du Bläddra i Innehållssamling. Välj behörigheter för de objekt du bifogar.
Välj Skicka och lägg till åtgärd för att lägga till en åtgärd till den här milstolpen eller Skicka och slutför för att gå tillbaka till sidan Modelldesign.
Notera
När dokument länkas till ett arbetsflöde på arbetsflödes- eller milstolpenivå, visas de på åtgärdsnivå när ett arbetsflöde startas.
Gå till sidan Skapa en arbetsflödesmodell: Mina modeller.
Välj Build på arbetsflödesmodellens meny. I menyn för en milstolpe väljer du Skapa åtgärd.
Ge namn åt åtgärden och ange en beskrivning.
Ta reda på om den här åtgärden krävs eller inte genom att välja Ja eller Nej.
Bestäm en tidsgräns genom att välja Ange datum. Använd fälten med datum och tid för att välja en tidsgräns. Om ingen tidsgräns krävs väljer du Ingen.
Om du vill tilldela åtgärden till specifika användare väljer du Bläddra för att välja deras namn. Avgränsa flera användarnamn med komman.
Om du vill tilldela åtgärden till en kurs väljer du Bläddra för att välja en kurs. Avgränsa flera kurser med komman.
Välj alternativet Alla kursmedlemmar för att tilldela åtgärden till alla kursmedlemmar.
Välj alternativet Valda roller och välj rollerna från följande: Deltagare, Gäst, Assistent, Lärare, Kursbyggare och Bedömare.
Fastställ hur åtgärden ska godkännas. Välj Alla tilldelade personer kan godkänna eller Alla tilldelade personer måste godkänna.
Om du vill bifoga objekt till åtgärden väljer du Bläddra i Innehållssamling. Välj behörigheter för de objekt du bifogar.
Välj Skicka för att slutföra åtgärden och gå tillbaka till sidan Modelldesign.
Redigera en arbetsflödesmodell
Sedan du har skapat en arbetsflödesmodell kan du redigera den. En arbetsflödesmodell kan endast redigeras av sin ägare. Dessa ändringar påverkar den ursprungliga modellen och alla delade instanser av arbetsflödesmodellen. Befintliga instanser av arbetsflödet påverkas inte av dessa ändringar.
Pågående arbetsflödesmodeller kan redigeras först efter att de har stoppats. När den har stoppats kan ägaren redigera alla milstolpar som ännu inte startats, och alla associerade åtgärder.
I menyn Samarbete väljer du Designa arbetsflödesmodeller.
I modellmenyn väljer du ett av följande tre alternativ:
Välj Redigera för att öppna sidan Redigera, där du kan ändra modellens namn, beskrivning och statusetiketter.
Välj Build för att öppna sidan Model Design. På den här sidan kan du lägga till eller ta bort milstolpar och åtgärder.
Välj Dela för att öppna sidan Delning av arbetsflödesmodell, där du kan välja eller ändra delningsinställningar.
Duplicera en arbetsflödesmodell
Användare kan kopiera en arbetsflödesmodell som de har skapat eller som har delats med dem. När en arbetsflödesmodell har kopierats kan användaren redigera den efter behov.
Om en användare kopierar en delad arbetsflödesmodell blir denne ägaren, vilket innebär att han eller hon kan redigera modellen och använda den igen, även om originalet raderas från systemet eller inte längre delas med användaren.
Gå till g-sidan i Innehållssamlingen.
Markera kryssrutan bredvid den arbetsflödesmodell som du vill kopiera.
Välj knappen Kopiera. Kopian av arbetsflödesmodellen visas i listan.
Behörigheter
Arbetsflödesmodeller kan innehålla objekt från Content Collection. När arbetsflödets modelldesigner lägger till objekt, väljer de samtidigt vilka behörigheter användarna ska ha för dessa objekt. Användarnas behörigheter kvarstår endast under milstolpens varaktighet. När milstolpen är avslutad, tas de unika behörigheterna bort för de objekt som varit kopplade till milstolpen.
De markerade behörigheterna beviljas när:
Användaren påbörjar den milstolpe som innehåller åtgärden.
Ett arbetsflöde återstartas (efter att ha varit avbrutet).
De markerade behörigheterna tas bort när:
Användaren avslutar den milstolpe som innehåller åtgärden.
Ett arbetsflöde avbryts.
Om inga behörigheter tilldelas för objektet visas en varning när arbetsflödet skickas som talar om att det inte finns någon behörighet för ett objekt och användaren får frågan om han eller hon vill fortsätta.
I Innehållssamling väljer du Designa arbetsflödesmodeller på menyn Samarbete.
Fastställ var innehållsobjektet ska redigeras:
Om du vill redigera behörigheter för ett innehållsobjekt på arbetsflödesnivå väljer du Redigera i arbetsflödesmodellens meny.
Om du vill redigera behörigheter för ett innehållsobjekt på milstolpenivå väljer du Skapa i arbetsflödesmodellens meny. I milstolpens meny väljer du Redigera.
Om du vill redigera behörigheter för ett innehållsobjekt på åtgärdsnivå väljer du Skapa i arbetsflödesmodellens meny. I åtgärdens meny väljer du Redigera.
Välj Bläddra i Innehållssamling för att lägga till ett Innehållssamling-objekt i modellen.
Välj behörigheter för objektet genom att använda kryssrutorna.
Välj Skicka när du är klar.
Behörigheter för objekt associerade med arbetsflöden kan utökas för att slutföra arbetsflödet. Utökningar förblir giltiga efter att milstolpen och arbetsflödet har avslutats.
Välj Utöka behörigheter för en milstolpe i ett arbetsflöde.
Välj Bläddra för att hitta namnen på användare som behöver utökad behörighet för att komma åt ett objekt.
Välj Bläddra för att länka ett objekt från Innehållssamlingen.
Lägg till behörigheter för objektet.
Välj Skicka.