Criar e editar modelos de fluxo de trabalho
Modelos de fluxo de trabalho
Se habilitado pelo administrador da sua instituição, você pode criar um modelo do fluxo de trabalho que pode ser utilizado várias vezes. É chamada de instância cada vez que um modelo é utilizado. Um modelo do fluxo de trabalho é semelhante, como o próprio nome indica, a um modelo. Quando você envia uma cópia do modelo para que os usuários a completem, você está enviando uma instância do modelo do fluxo de trabalho original. Para cada fluxo de trabalho, existe um modelo, mas pode haver várias instâncias.
Marcos
Os fluxos de trabalho são compostos de marcos, que ajudam a reunir ações e etapas específicas no processo. Um marco oferece estrutura para o fluxo de trabalho, fornecendo ao usuários metas menores que eles podem alcançar ao longo do processo. Apenas os proprietários dos fluxos de trabalho podem adicionar marcos.
Ações
As ações são tarefas individuais localizadas dentro dos marcos dos fluxos de trabalho. As ações são expectativas ou etapas específicas no processo do fluxo de trabalho geral. As ações podem ser atribuídas a um único usuário ou a um grupo. Os designers de fluxo de trabalho podem adicionar ações ao modelo do fluxo de trabalho quando ele está sendo criado ou durante seu andamento, desde que a ação seja adicionada a um marco que não tenha iniciado.
Nota
Um modelo não está completo e não pode ser iniciado até que inclua pelo menos uma ação.
Criar um modelo do fluxo de trabalho: página Meus modelos
Você pode encontrar modelos do fluxo de trabalho na página Criar um modelo do fluxo de trabalho: Meus modelos. Para acessar essa página, clique em Criar um modelo do fluxo de trabalho ou Projetar modelos de fluxo de trabalho no menu Colaboração na Coleção de conteúdo. Essa página contém as funções a seguir:
Criar modelo – Clique nesta opção para criar um novo modelo.
Exibir modelos – Use esta lista para refinar a lista de modelos que figuram na lista. Clique em Todos os Modelos, Meus Modelos ou Modelos Compartilhados.
Nome – Exibe o nome do modelo.
Desenvolvimento – Exibe o nome da pessoa que criou o modelo.
Copiar – Clique nesta opção para duplicar o fluxo de trabalho selecionado.
Excluir – Clique nesta opção para excluir permanentemente o fluxo de trabalho selecionado.
Iniciar – Clique nesta opção para iniciar o fluxo de trabalho.
Criar um novo modelo do fluxo de trabalho
Nota
Um modelo não está completo e não pode ser iniciado até que inclua pelo menos uma ação.
Na Coleção de conteúdo, clique em Criar um modelo do fluxo de trabalho.
Clique em Criar modelo.
Nomeie o modelo e digite uma descrição no campo Instruções. Essas são instruções para utilizar o fluxo de trabalho. Por exemplo, se este for um fluxo de trabalho compartilhado, esta seção poderá ser utilizada para explicar como outras pessoas devem utilizar esse fluxo de trabalho. (Esta etapa é opcional.)
Defina os termos Status da Ação a serem utilizados neste modelo: Em Andamento, Aprovado e Não Aprovado.
Para anexar itens ao modelo, clique em Procurar Coleção de conteúdo. Clique em as permissões para os itens anexos.
Clique em Enviar quando terminar.
Você será levado à página Projeto de modelo, onde você poderá adicionar marcos e ações ao modelo do fluxo de trabalho.
Clique em Criar marco.
Nomeie o marco e digite uma descrição.
Clique em Nenhuma Ação ou e Clique em um número de marco para definir o marco a ser repetido se bloqueado.
Nenhuma ação é o padrão; o marco continua. O fluxo de trabalho não pode proceder além deste marco, pois sua ação falhou, mas outras ações do marco podem ser concluídas.
Ir para o marco força o fluxo de trabalho a voltar para um marco especificado se este marco falhar. Se esse marco falhar, todos os status encaminhados a partir desse ponto serão revertidos para Não iniciado. Todas as informações de comentários e histórico permanecerão intactas.
Para anexar itens ao marco, clique em Navegar pela Coleção de conteúdo. Clique em as permissões para os itens anexos.
Clique em Enviar e Adicionar Ação para adicionar uma ação a este marco ou Enviar e Concluir para voltar à página de Desenvolvimento do Modelo.
Nota
Quando os documentos são vinculados a um fluxo de trabalho no nível do fluxo de trabalho ou do marco, eles são exibidos no nível da ação quando o fluxo de trabalho é iniciado.
Abra a seção de a página Criar um modelo do fluxo de trabalho: Meus modelos.
Clique em Compilar no menu do modelo do fluxo de trabalho. No menu de um marco, clique em Criar ação.
Nomeie a ação e digite uma descrição.
Determine se esta ação é ou não necessária clicando em Sim ou Não.
Determine um prazo selecionando Especificar Data. Use os campos de data e hora para escolher um prazo. Se nenhum prazo for necessário, clique em Nenhum.
Para atribuir a ação a usuários específicos, clique em Procurar para selecionar seus nomes. Separar múltiplos nomes de usuário por vírgulas.
Para atribuir a ação a um curso, clique em Procurar para selecionar um curso. Separe múltiplos cursos com vírgulas.
Clique em a opção Todos os membros do curso para atribuir a ação a todos os membros do curso.
Clique em a opção Funções selecionadas e Clique em as seguintes funções: Aluno, Convidado, Assistente de ensino, Instrutor, Criador de curso e Avaliador.
Determine como a ação será aprovada. Clique em Qualquer Funcionário em regime de Alocação Pode Aprovar ou Todos os Funcionários em regime de Alocação Devem Aprovar .
Para anexar itens à ação, clique em Navegar pela Coleção de conteúdo. Clique em as permissões para os itens anexos.
Clique em Enviar para concluir a ação e voltar para a página Desenvolvimento do modelo.
Editar um modelo do fluxo de trabalho
Depois de criar um modelo do fluxo de trabalho, você pode editá-lo. O modelo do fluxo de trabalho só pode ser editado pelo seu proprietário. Essas modificações afetam o modelo original e quaisquer instâncias compartilhadas desse modelo do fluxo de trabalho. As instâncias existentes do fluxo de trabalho não são afetadas por essas modificações.
Os modelos de fluxo de trabalho que estão em andamento podem ser editados apenas depois de interrompidos. Depois de interrompidos, apenas o proprietário poderá editar quaisquer marcos que não tenham sido iniciados e quaisquer ações associadas.
No menu Colaboração, clique em modelos de fluxo de trabalho.
No menu do modelo, selecione uma das três opções a seguir:
Clique em Editar para abrir a página Editar, onde você pode alterar o nome, a descrição e os rótulos de status do modelo.
Clique em Construir para abrir a página Desenvolvimento do modelo. Você pode adicionar ou excluir marcos e ações nessa página.
Clique em Compartilhar para abrir a página Compartilhamento de modelo do fluxo de trabalho, onde você pode selecionar ou alterar as configurações de compartilhamento.
Duplicar um modelo do fluxo de trabalho
Os usuários podem copiar um modelo do fluxo de trabalho que tenham criado ou que tenha sido compartilhado com eles. Quando o modelo do fluxo de trabalho for copiado, o usuário poderá editá-lo apropriadamente.
Se um usuário copiar um modelo do fluxo de trabalho compartilhado, ele se torna proprietário, o que significa que pode editá-lo e reutilizá-lo, mesmo se o original tiver sido excluído do sistema ou não for compartilhado com ele.
Na Coleção de conteúdo, acesse a página .
Marque a caixa de seleção ao lado do modelo do fluxo de trabalho que você quiser copiar.
Clique no botão Copiar. A cópia do modelo do fluxo de trabalho é exibida na lista.
Permissões
Os modelos de fluxo de trabalho podem conter itens da Coleção de conteúdo. Quando o designer do modelo do fluxo de trabalho adiciona itens, ele também pode escolher as permissões que os usuários terão para acessar esses itens. Essas permissões são concedidas para os usuários apenas pela duração do marco. Depois da conclusão do marco, essas permissões exclusivas são excluídas dos itens associados com o marco.
As permissões selecionadas são concedidas quando:
O usuário inicia o marco que contém a ação.
Um fluxo de trabalho é reiniciado (depois de ter sido interrompido).
As permissões selecionadas são excluídas quando:
O usuário conclui o marco que contém a ação.
Um fluxo de trabalho é interrompido.
Se nenhuma permissão for adicionada a um item, um aviso será exibido quando o fluxo de trabalho for enviado, informando que não há permissões para um item e perguntando ao usuário se ele quer continuar.
Na Coleção de conteúdo, clique em modelos de fluxo de trabalho no menu Colaboração.
Determine onde editar o item do conteúdo:
Para editar permissões para um item de conteúdo no nível do fluxo de trabalho, clique em Editar no menu do modelo do fluxo de trabalho.
Para editar permissões para um item de conteúdo no nível da etapa, clique em Compilar no menu do modelo do fluxo de trabalho. No menu do marco, clique em Editar.
Para editar permissões para um item de conteúdo no nível de ação, clique em Compilar no menu do modelo do fluxo de trabalho. No menu da ação, clique em Editar.
Clique em Procurar Coleção de conteúdo para adicionar um item da Coleção de conteúdo ao modelo.
Clique em as permissões do item utilizando as caixas de seleção.
Clique em Enviar quando terminar.
As permissões dos itens associados a fluxos de trabalho podem ser estendidas para concluir o fluxo de trabalho. As extensões permanecem em efeito depois que o marco e o fluxo de trabalho são concluídos.
Clique em Estender permissões para um marco em um fluxo de trabalho.
Clique em Procurar para localizar os nomes dos usuários que precisam de permissão estendida para acessar um item.
Clique em Procurar para vincular um item da Coleção de conteúdo.
Adicione permissões para o item.
Clique em Enviar.