Compartilhar e localizar conteúdo

Quando os usuários abrem a Coleção de conteúdo, suas pastas de usuários e as pastas de cursos e organizações em que estão matriculados são exibidas. Você pode alternar entre Mostrar todas as pastas e Mostrar pastas de alunos matriculados para filtrar a exibição entre as pastas e facilitar a localização do conteúdo.

Essa opção está disponível nas seguintes pastas de alto nível:

Esta ferramenta é especialmente útil para bibliotecários da Reserva digital, que podem ter permissão de acesso a diversas pastas de curso na Reserva digital. Esta ferramenta permite ao bibliotecário exibir essas pastas sob a pasta Reserva digital no menu da Coleção de conteúdo, sem se matricularem nos cursos.

A função Localizar pasta permite que você pesquise por pastas de alto nível para as quais tem permissão. Por exemplo, se outro usuário tiver concedido a você permissão para acessar a pasta de nome de usuário, a permissão pode ser exibida nas pesquisas usando Localizar pasta. Você também pode adicionar a pasta ao menu da sua Coleção de conteúdo, facilitando o acesso regular à pasta.

Você pode compartilhar uma pasta de alto nível com outro usuário e em seguida ajustar as permissões do conteúdo interno na pasta para limitar o aceso. Por exemplo, se quiser conceder permissão de leitura a um usuário na sua pasta de nome de usuário, mas não quiser compartilhar tudo que estiver nessa pasta, exclua a permissão de leitura do conteúdo na pasta que esse usuário não deve ver. O usuário ainda tem a opção Localizar pasta, mas verá apenas o conteúdo específico da pasta.

A pesquisa permite aos usuários localizarem todos os arquivos e pastas que foram compartilhados com eles. Quando o usuário realiza uma pesquisa, o sistema retorna apenas os itens para os quais um usuário tem permissão. Se as permissões forem concedidas em uma pasta aninhada e não na pasta de alto nível, o usuário poderá pesquisar a pasta e marcá-la como favorita.

A opção Ir para o local permite que você vá diretamente para uma pasta específica que tenha sido compartilhada com você na Coleção de conteúdo. Esse recurso que poupa tempo permite ao usuário inserir o caminho para abrir a pasta e marcá-la como favorita ao mesmo tempo.

Os marcadores permitem o acesso rápido ao conteúdo usado com frequência, dispensando a navegação por várias páginas. Os usuários podem organizar favoritos em pastas e subpastas, conforme necessário. Essa ferramenta é útil quando você tem acesso a uma pasta aninhada, pois a ferramenta Localizar pasta não retorna pastas aninhadas.

Se for esperado que um usuário adote uma ação ou responda a um item, pode ser útil enviar a ele um modelo de fluxo de trabalho com o item. Quando você cria um modelo de fluxo de trabalho, você seleciona usuários com os quais compartilhar o item e concede a eles permissões para isso. Você também pode clicar em uma opção para enviar ao usuário um e-mail informando que esse item foi compartilhado com ele e que há um modelo de fluxo de trabalho anexado.

Você pode usar passes para compartilhar um arquivo com um usuário por prazo determinado. Os passes são úteis para compartilhar arquivos com usuários que não tenham contas no sistema. Quando você cria um passe, você pode decidir se concede permissão de leitura ou leitura e gravação ao arquivo por meio do passe. Quando o prazo determinado para o passe se encerrar, o usuário não poderá mais acessar o arquivo.

Para criar um passe, clique em Passes no menu do item. Clique em Criar passe e selecione suas configurações. Clique em Enviar quando terminar.

Os portfólios permitem que você colete e organize arquivos em páginas da web personalizadas. Você pode apresentar esses portfólios a pessoas e grupos de usuários fora dos cursos. É importante considerar as permissões selecionadas para os arquivos com links em um portfólio. Se outro usuário tiver permissões – diferentes da permissão para leitura – para um arquivo vinculado a um portfólio, o arquivo poderá ser editado ou excluído, causando problemas para usuários do portfólio.

Você pode enviar arquivos e pastas por e-mail para usuários específicos, um grupo de usuários ou qualquer pessoa com um endereço de e-mail válido de uma área da Coleção de conteúdo.