Trabajar en un flujo de trabajo
La página Flujos de trabajo muestra todos los flujos de trabajo a los que está asociado, ya sea como iniciador o como participante. Puede realizar las tareas siguientes:
Administrar suscripciones a flujos de trabajo
Editar, iniciar o detener flujos de trabajo que usted haya creado
Ver los detalles de los flujos de trabajo
Agregar comentarios a los flujos de trabajo desde esta página
Seleccione Mi progreso de flujo de trabajo en el menú Colaboración para acceder a la página Flujos de trabajo.
Nota
Si un usuario participa en un flujo de trabajo que se ha programado pero aún no se ha alcanzado, no podrá acceder a los detalles del flujo de trabajo.
Ver flujos de trabajo
Para ver los flujos de trabajo en los que está involucrado, seleccione Mi progreso de flujo de trabajo en el menú Colaboración. En esta página, se incluyen las siguientes funciones:
Eliminar: seleccione esta opción para eliminar permanentemente el flujo de trabajo seleccionado.
Suscribirse: seleccione esta opción para suscribirse a los flujos de trabajo seleccionados.
Mostrar flujos de trabajo: utilice las opciones de visualización para refinar la lista de flujos de trabajo mostrados.
Nombre: muestra el nombre del flujo de trabajo.
Tipo: muestra el tipo de flujo de trabajo: Enviado o Recibido.
Progreso: muestra el progreso del flujo de trabajo.
Fecha límite del hito actual: muestra la fecha límite del hito actual de un flujo de trabajo en particular.
Estado: muestra el botón Start/Stop. Los usuarios pueden seleccionar Iniciar para iniciar una instancia de flujo de trabajo que han creado y Detener para detenerla. Las instancias de flujo de trabajo que se han detenido se pueden reiniciar seleccionando Iniciar. Si recibió un flujo de trabajo, esta columna muestra En curso.
Página Diseño de modelo
Para ver todos los detalles de un modelo de flujo de trabajo, incluidos los hitos y las acciones, seleccione el nombre del modelo de flujo de trabajo en la lista de la página Flujos de trabajo. Se le llevará a la página Diseño de modelos.
La página Diseño de modelo muestra convenientemente los detalles de una instancia de flujo de trabajo determinada. En esta página, se enumera cada hito con información detallada sobre las acciones que componen el hito. Los participantes en el flujo de trabajo pueden editar acciones dentro del hito y añadir comentarios.
Si es el propietario del flujo de trabajo, puede anular la realización de una acción o rechazarla. Por ejemplo, a José se le asigna una acción en el hito 1, pero está enfermo, por lo que no podrá realizar la acción. Puede utilizar la función Aprobar acción para mover el flujo de trabajo al siguiente hito.
La página Diseño de modelos contiene esta información y estas funciones:
Expandir/Contraer hito: seleccione el icono del signo más/menos para expandir o contraer los detalles de ese hito.
Elementos de contenido: puede acceder a cada elemento de contenido asociado con un hito seleccionando estos vínculos.
Aprobar acción: seleccione este botón para aprobar esta acción y mover el flujo de trabajo al siguiente hito.
Acción de error: seleccione este botón para producir un error en esta acción.
Editar acción: seleccione este botón para mostrar la página Acción de flujo de trabajo.
Comentarios: seleccione esta opción para agregar comentarios a esta acción.
Expandir todo: muestra el texto de cada comentario en el campo siguiente.
Contraer todo: contrae el texto de cada comentario en el campo siguiente.
Lista de tareas pendientes
En la colección de contenido, seleccione lista de tareas pendientes en el menú Colaboración. Se le llevará a la página Acciones, que organiza y muestra todas las acciones asociadas con los flujos de trabajo en los que está participando. También puede acceder a la página Flujos de trabajo en la lista de tareas pendientes seleccionando Flujos de trabajo en la esquina superior de la ventana.
Una vez que se completa una acción, se elimina automáticamente de la página Acciones. Todavía puede acceder a este flujo de trabajo (y acción) desde la página Flujos de trabajo.
La página Acciones contiene esta información y estas funciones:
Acciones de visualización: utilice las opciones de visualización para refinar la lista de flujos de trabajo que se muestran.
Nombre de la acción: muestra el nombre de la acción.
Estado de la acción: muestra el estado de la acción.
Fecha límite de acción: muestra la fecha límite para la acción.
Nombre del flujo de trabajo: muestra el nombre del flujo de trabajo asociado a esta acción.
Progreso del flujo de trabajo: muestra el trabajo completado y restante del flujo de trabajo.
Editar: en el menú de la acción, seleccione esta opción para mostrar la página Acción de flujo de trabajo.
Abrir: en el menú de la acción, seleccione esta opción para ver los detalles del flujo de trabajo.
Actualizar una acción
Para actualizar una acción, seleccione Editar en el menú de la acción en la página lista de tareas pendientes. También puede acceder a través de la opción Editar acción en la página Diseño del modelo.
La página Acción de flujo de trabajo enumera todos los detalles y elementos de contenido asociados con una acción de flujo de trabajo en particular. En la sección Actualizar acción de esta página, puede cambiar el estado de la acción y agregar comentarios.
Cualquier usuario que esté involucrado en el flujo de trabajo puede agregar comentarios a una acción. Sin embargo, solo el usuario que esté asignado a una acción podrá editar el estado de esa acción.
La página Acción de flujo de trabajo contiene estas funciones:
Instrucciones: muestra las instrucciones para esta acción.
Fecha límite: muestra la fecha límite para esta acción.
Asignado: muestra el nombre del usuario asignado a esta acción.
Obligatorio: muestra si la acción es necesaria o no.
Elementos de contenido: muestra los vínculos a los elementos de contenido asociados a esta acción.
Estado: elija de la lista de opciones para cambiar el estado de esta acción.
Asunto: introduzca un asunto para la actualización.
Comentario: introduzca un comentario relacionado con el cambio de estado.
Historial de estado: muestra el historial de estado de esta acción. Utilice Expandir todo y Contraer todo para expandir o contraer los datos del historial.
Notificaciones de flujo de trabajo
Si desea recibir actualizaciones periódicas de un flujo de trabajo, puede suscribirse a este.
Para desactivar todas las notificaciones de flujo de trabajo, vaya a Configuración personal en el menú Herramientas. Seleccione la casilla de verificación Optar por no recibir notificaciones de flujo de trabajo y seleccione Enviar.
En la página Flujos de trabajo, active la casilla situada junto a un flujo de trabajo y, a continuación, seleccione Suscribirse. Se le dirigirá a la página Notificaciones de flujo de trabajo, donde puede administrar las notificaciones.
En Notificaciones, seleccione una de estas opciones:
Necesito completar una acción: Reciba notificaciones de estado sobre las acciones y los hitos que debe completar.
Se produce cualquier evento: reciba todas las notificaciones de un flujo de trabajo, incluido el estado de la acción y el hito.
Un flujo de trabajo se completa o falla: reciba notificaciones solo cuando se complete o se produzca un error en un flujo de trabajo.
Nunca: no recibe notificaciones para el flujo de trabajo seleccionado.
Seleccione Enviar.