Crear y editar modelos de flujo de trabajo
Modelos de flujo de trabajo
Si el administrador de su institución lo activa, puede crear un modelo de flujo de trabajo que se podrá utilizar muchas veces. Cada vez que se usa un modelo, se denomina una instancia. Un modelo de flujo de trabajo es similar a una plantilla. Cuando envía una copia del modelo para que los usuarios la completen, está enviando una instancia del modelo de flujo de trabajo original. Solo existe un modelo de cada flujo de trabajo, pero puede haber varias instancias.
Hitos
Los flujos de trabajo están compuestos por hitos, que ayudan con las acciones y los pasos específicos de un grupo durante su proceso. Un hito proporciona una estructura para el flujo de trabajo al suministrarle al usuario pequeñas metas que debe cumplir a lo largo del camino. Solo los propietarios de los flujos de trabajo pueden agregar hitos.
Acciones
Las acciones son tareas individuales que se encuentran dentro de los hitos de un flujo de trabajo. Las acciones son expectativas específicas o pasos durante el proceso del flujo de trabajo general. Se pueden asignar acciones a un único usuario o a un grupo. Los diseñadores de flujo de trabajo pueden añadir acciones al modelo de flujo de trabajo cuando lo están diseñando o cuando está en proceso, siempre que la acción se añada a un hito que no se haya iniciado.
Nota
Un modelo debe incluir al menos una acción para estar completo y poder iniciarse.
Crear un modelo de flujo de trabajo: página Mis modelos
Puede encontrar modelos de flujo de trabajo en la página Crear un modelo de flujo de trabajo: Mis modelos. Para acceder a esta página, seleccione Crear un modelo de flujo de trabajo o Diseñar modelos de flujo de trabajo en el menú Colaboración de la colección de contenido. En esta página, se incluyen las siguientes funciones:
Crear modelo: seleccione esta opción para crear un nuevo modelo.
Mostrar modelos: utilice esta lista para refinar la lista de modelos que aparecen en la lista. Seleccione Todos los modelos, Mis modelos o Modelos compartidos.
Nombre: muestra el nombre del modelo.
Diseñador: muestra el nombre de la persona que creó el modelo.
Copiar: seleccione esta opción para duplicar el flujo de trabajo seleccionado.
Eliminar: seleccione esta opción para eliminar permanentemente el flujo de trabajo seleccionado.
Inicio: seleccione esta opción para iniciar el flujo de trabajo.
Creación de un nuevo modelo de flujo de trabajo
Nota
Un modelo debe incluir al menos una acción para estar completo y poder iniciarse.
En la colección de contenido, seleccione Crear un modelo de flujo de trabajo.
Seleccione Crear modelo.
Asigne un nombre al modelo y escriba una descripción en el campo Instrucciones . Estas instrucciones indican cómo se utiliza el flujo de trabajo. Por ejemplo, si se trata de un flujo de trabajo compartido, esta sección se puede usar para explicar cómo otros deben usar este flujo de trabajo. (Este paso es opcional).
Defina los términos Estado de acción que se utilizarán en este modelo: En curso, Aprobado y No aprobado.
Para asociar elementos al modelo, seleccione Examinar la colección de contenido. Seleccione permisos para los elementos que adjunte.
Seleccione Enviar cuando haya terminado.
Será redirigido a la página Diseño de modelo, donde puede agregar hitos y acciones para el modelo de flujo de trabajo.
Seleccione Crear hito.
Asígnele un nombre al hito y escriba una descripción.
Seleccione Sin acción o y seleccione un número de hito para definir el hito que se repetirá si está bloqueado.
Sin acción es el valor predeterminado; El hito continúa. El flujo de trabajo no puede pasar este hito porque esta acción ha fallado, pero se pueden completar otras acciones del hito.
Ir a hito obliga al flujo de trabajo a volver a un hito especificado si se produce un error en este hito. Si se produce un error en este hito, todos los estados posteriores a partir de este punto vuelven a No iniciado. Toda la información de historial y los comentarios permanecerán intactos.
Para adjuntar elementos al hito, seleccione Examinar colección de contenido. Seleccione permisos para los elementos que adjunte.
Seleccione Enviar y agregar acción para agregar una acción a este hito o Enviar y finalizar para volver a la página Diseño del modelo.
Nota
Cuando los documentos tienen enlaces a un flujo de trabajo en el nivel de hito o flujo de trabajo, aparecen en el nivel de acción cuando se inicia un flujo de trabajo.
Vaya a la página Crear un modelo de flujo de trabajo: Mis modelos.
Seleccione Compilar en el menú del modelo de flujo de trabajo. En el menú de un hito, seleccione Crear acción.
Asígnele un nombre a la acción y escriba una descripción.
Determine si esta acción es necesaria seleccionando Sí o No.
Determine una fecha límite seleccionando Especificar fecha. Utilice los campos de fecha y hora para elegir una fecha límite. Si no se requiere ninguna fecha límite, seleccione Ninguna.
Para asignar la acción a usuarios específicos, seleccione Examinar para seleccionar sus nombres. Si introduce varios nombres de usuario, sepárelos mediante comas.
Para asignar la acción a un curso, seleccione Examinar para seleccionar un curso. Si introduce varios cursos, sepárelos mediante comas.
Seleccione la opción Todos los miembros del curso para asignar la acción a todos los miembros del curso.
Seleccione la opción Roles seleccionados y seleccione los roles de los siguientes: estudiante, Invitado, Asistente de enseñanza, profesor, Creador de cursos y calificación.
Determine el modo en que se aprueba la acción. Seleccione Cualquier cesionario puede aprobar o Todos los cesionarios deben aprobar.
Para adjuntar elementos a la acción, seleccione Examinar colección de contenido. Seleccione permisos para los elementos que adjunte.
Seleccione Enviar para finalizar la acción y volver a la página Diseño del modelo.
Editar un modelo de flujo de trabajo
Una vez que haya creado un modelo de flujo de trabajo, podrá editarlo. Solamente el propietario de un flujo de trabajo puede editarlo. Estas modificaciones afectan al modelo original y a las instancias compartidas de ese modelo de flujo de trabajo. Estas modificaciones no afectan a las instancias existentes del flujo de trabajo.
Los modelos de flujo de trabajo que estén en proceso solo se podrán editar después de detenerlos. Una vez detenidos, el propietario podrá editar los hitos que no se hayan iniciado y las acciones asociadas.
En el menú Colaboración, seleccione Diseñar modelos de flujo de trabajo.
En el menú del modelo, seleccione una de estas tres opciones:
Seleccione Editar para abrir la página Editar, donde puede cambiar el nombre, la descripción y las etiquetas de estado del modelo.
Seleccione Construir para abrir la página Diseño del modelo. Puede agregar o eliminar hitos y acciones en esta página.
Seleccione Compartir para abrir la página Uso compartido de modelo de flujo de trabajo, donde puede seleccionar o cambiar la configuración de uso compartido.
Duplicar un modelo de flujo de trabajo
Los usuarios pueden copiar un modelo de flujo de trabajo que hayan creado o que se haya compartido con ellos. Una vez copiado el modelo de flujo de trabajo, el usuario puede editarlo si es necesario.
Si los usuarios copian un modelo de flujo de trabajo compartido, se convierten en sus propietarios, de manera que podrán editar el modelo y volver a utilizarlo incluso aunque el original se elimine del sistema o no se comparta con ellos.
En la colección de contenido, vaya a la página g.
Seleccione la casilla de verificación junto al modelo de flujo de trabajo que desee copiar.
Seleccione el botón Copiar La copia del modelo de flujo de trabajo aparecerá en la lista.
Permisos
Los modelos de flujo de trabajo pueden contener elementos de Content Collection. Mientras el diseñador del modelo de flujo de trabajo agrega elementos, también elige los permisos que los usuarios tendrán para esos elementos. A los usuarios se les otorgan permisos solo para el período de duración del hito. Una vez completado el hito, estos permisos exclusivos se eliminarán de los elementos asociados con el hito.
Los permisos seleccionados se otorgan cuando:
El usuario comienza el hito que contiene la acción.
Se reinicia un flujo de trabajo (después de haber sido detenido).
Los permisos seleccionados se eliminan cuando:
El usuario finaliza el hito que contiene la acción.
Se detiene un flujo de trabajo.
Si no se añaden permisos a un elemento, aparecerá una advertencia cuando se envíe el flujo de trabajo en la que se indicará que no hay permisos para el elemento y se preguntará al usuario si desea continuar.
En la colección de contenido, seleccione modelos de flujo de trabajo de diseño en el menú Colaboración.
Determine dónde se editará el elemento de contenido:
Para editar los permisos de un elemento de contenido en el nivel de flujo de trabajo, seleccione Editar en el menú del modelo de flujo de trabajo.
Para editar los permisos de un elemento de contenido en el nivel de hito, seleccione Compilar en el menú del modelo de flujo de trabajo. En el menú del hito, seleccione Editar.
Para editar los permisos de un elemento de contenido en el nivel de acción, seleccione Compilar en el menú del modelo de flujo de trabajo. En el menú de la acción, seleccione Editar.
Seleccione Examinar la colección de contenido para agregar un elemento de la colección de contenido al modelo.
Seleccione los permisos para el elemento usando las casillas de verificación.
Seleccione Enviar cuando haya terminado.
Los permisos de los elementos asociados a flujos de trabajo se pueden ampliar para completar el flujo de trabajo. Las extensiones seguirán teniendo efecto después de completar el hito y el flujo de trabajo.
Seleccione Ampliar permisos para un hito dentro de un flujo de trabajo.
Seleccione Examinar para buscar los nombres de los usuarios que necesitan un permiso extendido para acceder a un elemento.
Seleccione Examinar para vincular un elemento de la colección de contenido.
Añada permisos al elemento.
Seleccione Enviar.