Werkstromen implementeren
Een werkstroom starten
Je kunt werkstromen handmatig of automatisch implementeren. Je kunt een werkstroom op deze manieren handmatig starten:
Maak een instantwerkstroom (een volledig nieuw werkstroommodel en exemplaar).
Start een nieuwe werkstroom op basis van een gedeeld werkstroommodel.
Selecteer een item in Content Collection en gebruik dit als basis voor een werkstroommodel.
Gebruikers kunnen een instantwerkstroom maken, wat inhoudt dat de gebruiker via een stapsgewijze procedure snel en eenvoudig een nieuwe werkstroom kan maken en uitvoeren.
Selecteer in de inhoudsverzameling de optie Samenwerking. Selecteer de pijl om naar de beginpagina van het onderdeel Samenwerking te gaan.
Selecteer Aan de slag.
Selecteer Directe werkstroom maken of Bestaand werkstroommodel kopiëren. Als u een model kopieert, selecteert u Bladeren om het model te kiezen dat u wilt kopiëren.
Geef de nieuwe werkstroom een naam en typ eventueel instructies. Dit zijn instructies voor andere gebruikers. Als dit bijvoorbeeld een gedeelde werkstroom is, kan dit gedeelte worden gebruikt om uit te leggen hoe anderen deze werkstroom moeten gebruiken.
Definieer de termen Activiteitsstatus die we in deze werkstroom gaan gebruiken: In uitvoering, Goedgekeurd en Niet goedgekeurd.
Selecteer Bladeren om inhoudsitems aan deze werkstroom te koppelen.
Selecteer Verzenden als u klaar bent.
Gebruikers kunnen een werkstroom starten op basis van een gedeeld werkstroommodel.
Selecteer in de inhoudsverzameling de optie Samenwerking. Selecteer de pijl om naar de beginpagina van het onderdeel Samenwerking te gaan.
Selecteer Aan de slag.
Selecteer Bestaand werkstroommodel kopiëren.
Selecteer Bladeren om het model te kiezen dat u wilt kopiëren.
Selecteer Verzenden.
Typ desgewenst aanvullende opmerkingen over de werkstroom in het veld Opmerkingen.
Selecteer Bladeren in Content Collection om een item aan deze werkstroom toe te voegen.
Vouw de verschillende mijlpalen uit om deadlines en inhoudsitems toe te wijzen.
Wijs een deadline toe voor de mijlpaal door Datum opgeven te selecteren en de datum- en tijdvelden te gebruiken.
Selecteer Bladeren door inhoudsverzameling om een item aan deze actie toe te voegen.
Als u een e-mail wilt ontvangen wanneer de werkstroom is voltooid, selecteert u E-mail verzenden wanneer deze is voltooid.
Kies een van de volgende opties om aan te geven wanneer deze werkstroom moet starten:
Selecteer de optie Handmatig starten om deze werkstroom op het gewenste moment te starten.
Selecteer Nu starten om deze werkstroom zo snel mogelijk te starten.
Selecteer de optie Startdatum opgeven en gebruik de datum- en tijdvelden om een datum en tijd te kiezen voor het starten van deze werkstroom.
Selecteer Verzenden als u klaar bent.
Gebruikers kunnen een nieuwe werkstroom maken door een item van Content Collection als uitgangspunt te nemen. Op deze manier kan ervoor worden gezorgd dat een bepaald item zeker aanwezig is in de werkstroom.
Selecteer in een inhoudsverzameling-map een item en selecteer Werkstroom starten.
Kies Een directe werkstroom maken of Bestaand werkstroommodel kopiëren.
Als je een instantwerkstroom maakt, geef je een naam op voor de werkstroom en typ je een beschrijving.
Pas zo nodig de actielabels aan.
Als je wilt, voeg je extra items uit Content Collection toe en stel je hiervoor machtigingen in.
Selecteer Verzenden als u klaar bent.
Een actieve werkstroom bewerken
Gebruikers kunnen een werkstroom wijzigen waarvan ze eigenaar zijn en die wordt uitgevoerd. Je kunt een werkstroom alleen wijzigen als deze is gestopt, of als de mijlpalen en acties nog niet zijn gestart.
De werkstroom moet worden gestopt voordat deze kan worden gewijzigd. Er verschijnt een bericht met deze waarschuwing. Selecteer OK om de werkstroom te stoppen.