Werken in een werkstroom
Op de pagina Werkstromen worden alle werkstromen weergegeven waaraan u bent gekoppeld, als initiatiefnemer of als deelnemer. Je kunt deze bewerkingen uitvoeren:
Abonnementen op werkstromen beheren
Werkstromen bewerken, starten of stoppen die je zelf hebt gemaakt
Details van een werkstroom weergeven
Vanaf deze pagina opmerkingen toevoegen aan een werkstroom
Selecteer Mijn werkstroomvoortgang in het menu Samenwerking om de pagina Werkstromen te openen.
Opmerking
Als een gebruiker deelneemt aan een geplande werkstroom maar nog geen actie hoeft uit te voeren, zijn de details van de werkstroom niet toegankelijk.
Werkstromen weergeven
Als u de werkstromen wilt weergeven waarbij u betrokken bent, selecteert u Mijn werkstroomvoortgang in het menu Samenwerking. Deze pagina bevat deze functies:
Verwijderen - selecteer deze optie om de geselecteerde werkstroom permanent te verwijderen.
Abonneren - selecteer deze optie om je te abonneren op de geselecteerde werkstromen.
Weergavewerkstromen - Gebruik de weergaveopties om de lijst met weergegeven werkstromen te verfijnen.
Naam - de naam van de werkstroom.
Type - Geeft aan of de werkstroom Verzonden of Ontvangen is.
Voortgang - de voortgang van de werkstroom.
Huidige mijlpaaldeadline: geeft de deadline weer van de huidige mijlpaal van een bepaalde werkstroom.
Status - Geeft de Start/Stop-knop weer. Gebruikers kunnen Start selecteren om een werkstroomexemplaar te starten dat ze hebben gemaakt en Stoppen om het te stoppen. Werkstroomexemplaren die zijn gestopt, kunnen opnieuw worden opgestart door Start te selecteren. Als u een werkstroom hebt ontvangen, wordt in deze kolom Bezig weergegeven.
De pagina Modelontwerp
Als u alle details van een werkstroommodel wilt weergeven, inclusief mijlpalen en acties, selecteert u de naam van het werkstroommodel in de lijst op de pagina Werkstromen. U wordt naar de pagina Modelontwerp gebracht.
Op de pagina Modelontwerp worden de details van een bepaalde werkstroominstantie overzichtelijk weergegeven. Op deze pagina worden alle mijlpalen vermeld, plus gedetailleerde informatie over de acties waaruit een mijlpaal bestaat. Deelnemers aan een werkstroom kunnen acties binnen de mijlpaal wijzigen en opmerkingen toevoegen.
Als je de eigenaar van de werkstroom bent, kun je de status van een actie wijzigen om deze in te stellen als Voltooid of Mislukt. Stel dat Jan een actie moet uitvoeren in mijlpaal 1 maar zich vanochtend ziek heeft gemeld, waardoor hij de actie niet kan uitvoeren. Je kunt dan de functie Actie goedkeuren gebruiken, zodat de volgende mijlpaal van de werkstroom kan worden uitgevoerd.
Het modelontwerp pagina bevat deze informatie en de volgende functies:
Mijlpaal uit- of samenvouwen - selecteer het plus- of minteken om de details voor de mijlpaal weer te geven of te verbergen.
Inhoudsitems: u kunt toegang krijgen tot elk inhoudsitem dat aan een mijlpaal is gekoppeld door deze koppelingen te selecteren.
Actie goedkeuren - selecteer deze knop om deze actie goed te keuren en de volgende mijlpaal van de werkstroom te starten.
Actie bij mislukken - selecteer deze knop om de status van de actie te wijzigen in Mislukt.
Actie bewerken - selecteer deze knop om de pagina Werkstroomactie weer te geven.
Opmerkingen: selecteer deze optie om opmerkingen aan deze actie toe te voegen.
Alles uitvouwen - Geeft de tekst voor elke opmerking weer in het onderstaande veld.
Alles samenvouwen - de tekst van alle opmerkingen in het veld hieronder verbergen.
Takenlijst
Selecteer in de inhoudsverzameling de optie takenlijst in het menu Samenwerking. U wordt naar de pagina Acties geleid, waar alle acties worden geordend en weergegeven die zijn gekoppeld aan de werkstromen waaraan u deelneemt. U kunt ook toegang krijgen tot de pagina Werkstromen op de takenlijst door Werkstromen te selecteren in de bovenhoek van het venster.
Zodra een actie is voltooid, wordt deze automatisch verwijderd van de pagina Acties. Je hebt nog steeds toegang tot deze werkstroom (en actie) vanaf de pagina Werkstromen.
De pagina Acties bevat deze informatie en de volgende functies:
Acties weergeven - gebruik de weergaveopties om de lijst met weergegeven acties te verfijnen.
Actienaam: geeft de naam van de actie weer.
Actiestatus: geeft de status van de actie weer.
Deadline voor actie: geeft de deadline voor de actie weer.
Werkstroomnaam: geeft de naam weer van de werkstroom die aan deze actie is gekoppeld.
Voortgang van de werkstroom: geeft het voltooide en resterende werk voor de werkstroom weer.
Bewerken - Selecteer in het menu van de actie deze optie om de pagina Werkstroom-actie weer te geven.
Openen - selecteer deze optie in het menu van een actie om de details van de werkstroom weer te geven.
Een actie bijwerken
Als u een actie wilt bijwerken, selecteert u Bewerken in het menu van de actie op de pagina Takenlijst. U kunt ook toegang krijgen via de optie Actie bewerken op de pagina Modelontwerp.
De pagina Werkstroomactie bevat alle details en inhoudsitems die zijn gekoppeld aan een bepaalde werkstroomactie. In het gedeelte Actie bijwerken van deze pagina kun je de status wijzigen van de actie en opmerkingen toevoegen.
Iedere gebruiker die betrokken is bij de werkstroom kan opmerkingen toevoegen aan een actie. Alleen de gebruiker die is toegewezen aan een actie kan de status van de actie wijzigen.
De pagina Werkstroomactie bevat deze functies:
Instructies: de instructies voor deze actie.
Deadline: geeft de deadline voor deze actie weer.
Verantwoordelijke: geeft de naam weer van de gebruiker die aan deze actie is toegewezen.
Vereist: geeft aan of de actie al dan niet vereist is.
Inhoudsitems: hiermee worden de koppelingen weergegeven naar alle inhoudsitems die aan deze actie zijn gekoppeld.
Status: maak een keuze uit de lijst met opties om de status van deze actie te wijzigen.
Onderwerp: voer een onderwerp in voor de update.
Opmerking: voer een opmerking in om de statuswijziging toe te lichten.
Statusgeschiedenis: hiermee wordt de statusgeschiedenis van deze actie weergegeven. Gebruik Alles uitvouwen en Alles samenvouwen om het overzicht uit of samen te vouwen.
Werkstroommeldingen
Als je regelmatig updates wilt ontvangen voor een werkstroom, neem je een abonnement op de werkstroom.
Als u zich wilt afmelden voor alle werkstroommeldingen, gaat u naar Persoonlijke instellingen in het menu Extra. Schakel het selectievakje Geen werkstroommeldingen in en selecteer Verzenden.
Schakel op de pagina Werkstromen het selectievakje naast een werkstroom in en selecteer vervolgens Abonneren. U wordt naar de pagina Werkstroommeldingen gebracht, waar u meldingen kunt beheren.
Selecteer onder Meldingen een van de volgende opties:
Ik moet een actie voltooien: statusmeldingen ontvangen over acties en mijlpalen die je moet voltooien.
Ontvang alle meldingen van een werkstroom, inclusief updates over acties en mijlpalen, als er iets gebeurt.
Een werkstroom wordt voltooid of mislukt: je krijgt alleen een melding als een werkstroom is voltooid of mislukt.
Nooit: ontvang geen meldingen voor de geselecteerde werkstroom.
Selecteer Verzenden.