Utilisation d'un flux de travaux
La page Flux de travaux affiche tous les flux de travaux auxquels vous êtes associé, en tant qu'initiateur ou participant. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :
Gérer les inscriptions aux flux de travaux
Modifier, démarrer ou arrêter des flux de travaux que vous avez créés
Consulter les détails d'un flux de travaux
Ajouter des commentaires sur les flux de travaux
Sélectionnez la progression de mon flux de travaux dans le menu Collaboration pour accéder à la page Workflows.
Note
Si un utilisateur participe à un flux de travaux qui a été planifié, mais qu'il n'y a pas encore accédé, il ne pourra pas accéder aux détails du flux de travaux.
Afficher les flux de travaux
Pour consulter les flux de travaux auxquels vous participez, sélectionnez la progression de mon flux de travaux dans le menu Collaboration. Cette page contient les fonctions suivantes :
Supprimer : sélectionnez cette option pour supprimer définitivement le flux de travaux sélectionné.
S'abonner : sélectionnez cette option pour vous abonner aux flux de travaux sélectionnés.
Afficher les flux de travaux : utilisez les options d'affichage pour affiner la liste des flux de travaux affichés.
Nom : affiche le nom du flux de travaux.
Type : affiche le type de flux de travaux : envoyé ou reçu.
Progression : affiche la progression du flux de travaux.
Échéance du jalon actuel : affiche la date limite du jalon actuel d'un flux de travaux particulier.
État : affiche le bouton Start/Stop. Les utilisateurs peuvent sélectionner Démarrer pour démarrer une instance de flux de travaux qu'ils ont créée et Arrêter pour l'arrêter. Les instances de flux de travaux qui ont été arrêtées peuvent être redémarrées en sélectionnant Démarrer. Si vous avez reçu un flux de travaux, cette colonne indique En cours.
Page Conception d'un modèle
Pour afficher tous les détails d'un modèle de flux de travaux, y compris les étapes et les actions, sélectionnez le nom du modèle de flux de travaux dans la liste de la page Flux de travaux. Vous êtes redirigé vers la page de conception du modèle.
La page Conception du modèle affiche de manière pratique les détails d'une instance de flux de travaux particulière. Chaque phase est ainsi répertoriée et contient des informations détaillées concernant les actions qui la composent. Les participants au flux de travaux peuvent modifier des actions dans la phase et ajouter des commentaires.
Si le flux de travaux vous appartient, vous pouvez remplacer une action pour signaler qu'elle est terminée ou qu'elle a échoué. Par exemple, une action a été affectée à Jean dans la phase 1, mais il est malade. Il ne peut donc pas terminer l'action. Vous pouvez utiliser la fonction Approuver l'action pour faire passer le flux de travaux au jalon suivant.
La page Conception du modèle contient ces informations et les fonctions suivantes :
Développer/Réduire la phase : sélectionnez l'icône plus/moins (+/-) pour développer ou réduire les détails de la phase.
Éléments de contenu : vous pouvez accéder à chaque élément de contenu associé à un jalon en sélectionnant ces liens.
Approuver l'action : sélectionnez ce bouton pour approuver cette action et faire passer le flux de travaux au jalon suivant.
Action échouée : sélectionnez ce bouton pour échouer cette action.
Modifier l'action : sélectionnez ce bouton pour afficher la page Action du flux de travaux.
Commentaires : sélectionnez cette option pour ajouter des commentaires à cette action.
Tout développer : affiche le texte de chaque commentaire dans le champ ci-dessous.
Tout réduire : réduit le texte de chaque commentaire dans le champ ci-dessous.
Liste de tâches à accomplir
Dans la Collecte de contenus, sélectionnez liste de tâches à accomplir dans le menu Collaboration. Vous êtes redirigé vers la page Actions, qui organise et affiche toutes les actions associées aux flux de travaux auxquels vous participez. Vous pouvez également accéder à la page Flux de travaux dans la liste de tâches à accomplir en sélectionnant Flux de travaux dans le coin supérieur de la fenêtre.
Une fois qu'une action est terminée, elle est automatiquement supprimée de la page Actions. Vous pouvez toujours accéder à ce flux de travaux (et à cette action) depuis la page Workflows.
La page Actions contient ces informations et les fonctions suivantes :
Actions à afficher : utilisez les options d'affichage pour affiner la liste des workflows visibles.
Nom de l'action : indique le nom de l'action.
État de l'action : indique l'état de l'action.
Délai de l'action : indique le délai de l'action.
Nom du workflow : indique le nom du workflow associé à cette action.
Évolution du workflow : indique les travaux terminés et à effectuer dans le workflow.
Modifier : dans le menu de l'action, sélectionnez cette option pour afficher la page Action de workflow.
Ouvrir : dans le menu de l'action, sélectionnez cette option pour afficher les détails du workflow.
Mettre à jour une action
Pour mettre à jour une action, sélectionnez Modifier dans le menu de l'action sur la page liste de tâches à accomplir. Vous pouvez également y accéder via l'option Modifier l'action sur la page Conception du modèle.
La page Action du flux de travaux répertorie tous les détails et éléments de contenu associés à une action de flux de travaux particulière. Dans la section Mettre une action à jour, vous pouvez changer l'état de l'action et ajouter des commentaires.
Tout utilisateur participant au flux de travaux peut ajouter des commentaires à propos d'une action. En revanche, seul l'utilisateur qui a été affecté à l'action est en droit de modifier son état.
La page Action du flux de travaux contient les fonctions suivantes :
Instructions : affiche les instructions relatives à cette action.
Date limite : affiche la date limite pour cette action.
Destinataire : affiche le nom de l'utilisateur affecté à cette action.
Obligatoire : indique si l'action est requise ou non.
Éléments de contenu : affiche les liens vers tous les éléments de contenu associés à cette action.
État : choisissez dans la liste des options pour modifier le statut de cette action.
Objet : entrez l'objet de la mise à jour.
Commentaire - Entrez un commentaire relatif au changement de statut.
Historique du statut : affiche l'historique du statut de cette action. Utilisez Tout développer et Tout réduire pour développer ou réduire les données de l'historique.
Notifications de flux de travaux
Vous pouvez vous inscrire à un flux de travaux pour être régulièrement informé des actualités le concernant.
Pour désactiver toutes les notifications de flux de travaux, accédez à Paramètres personnels dans le menu Outils. Cochez la case Désactiver les notifications de flux de travaux, puis sélectionnez Soumettre.
Sur la page Flux de travaux, cochez la case à côté d'un flux de travaux, puis sélectionnez S'abonner. Vous êtes redirigé vers la page Notifications du flux de travaux, où vous pouvez gérer les notifications.
Sous Notifications, sélectionnez l'une des options suivantes :
Je dois effectuer une action : recevoir des notifications de statut concernant les actions et les jalons que vous devez accomplir.
Tout événement se produit : recevez toutes les notifications d'un flux de travaux, y compris l'état des actions et des jalons.
Un flux de travaux se termine ou échoue : recevez des notifications uniquement lorsqu'un flux de travaux est terminé ou a échoué.
Jamais : ne recevez aucune notification pour le flux de travaux sélectionné.
Sélectionnez Soumettre.