Gebruikersregister en vrijgave van persoonlijke gegevens

Onderwijsinstellingen of hun agenten mogen directory-informatie openbaar maken onder de volgende voorwaarden onder de FERPA-statuten: 20 USC 1232g (a)(5) (A) en (B):

(a) Een onderwijsinstelling of instelling mag gegevens in een register bekendmaken als zij ouders van aanwezige studenten openbaar op de hoogte hebben gesteld en in aanmerking komende studenten die ingeschreven staan bij de organisatie of instelling van:

(1) de soorten persoonsgegevens die de organisatie of instelling als registerinformatie heeft aangewezen;

(2) het recht van een ouder of in aanmerking komende student om te weigeren dat de organisatie of instelling enige of alle soorten informatie over de student als registerinformatie aanwijst; en

(3) de periode waarbinnen een ouder of in aanmerking komende student de organisatie of instelling schriftelijk moet laten weten dat diegene geen van deze soorten informatie wil over de student die als registerinformatie is aangewezen.

(b) Een onderwijsinstelling of instelling kan registergegevens van voormalige studenten bekendmaken zonder dat zij aan de voorwaarden in alinea (a) van deze sectie voldoen.

Hoewel veel instellingen ervoor kiezen om de meeste of alle gegevens van studenten die onder FERPA worden vermeld, in verschillende vormen te publiceren, moet de instelling altijd voldoen aan de bovenstaande voorwaarden. Melding aan studenten van de soorten informatie die gepubliceerd worden en het recht van de student om zich daarvoor uit te schrijven gebeurt doorgaans door een studentenhandboek of een andere handleiding, niet door persoonlijke communicatie met de studenten. Het meldingsonderdeel van het proces heeft meestal geen invloed op het Blackboard-systeem.

Voor alumni van instellingen die Blackboard gebruiken: let op clausule (b) hierboven, die stelt dat instellingen gegevens van alumni mogen bekendmaken zonder dat aan alumni een uitschrijvingsmelding wordt verstrekt. Over het algemeen biedt FERPA minder rechten voor degenen die eerder waren ingeschreven bij de instelling dan voor degenen die er nu aanwezig zijn.

Instellingen hebben verschillende manieren om te bepalen welke persoonlijke gegevens worden verzameld en openbaar gemaakt in de Blackboard User Directory. Persoonlijke gegevens wordt verzameld op een formulier met de naam Gebruikersprofiel. Dit formulier kan worden aangepast door beheerders. Beheerders kunnen velden op het formulier toevoegen of uitsluiten en gebruikers al dan niet toestaan om hun gegevens in die velden te bewerken. Pas het gebruikersprofielformulier aan via het Beheerpaneel > Gebruikersprofiel aanpassen.

Instellingen die een procedure hebben voor het verwerken van privacyverzoeken en updates van persoonlijke gegevens buiten het Blackboard-systeem, kunnen de toegang tot de pagina's Persoonlijke gegevens uitschakelen met behulp van flexibel bevoegdheidsbeheer of door de tool Persoonlijke gegevens uit te schakelen onder Configuratiescherm voor beheerders > Tool Panel. Het uitschakelen van de tool voorkomt dat gebruikers wijzigingen kunnen doorvoeren in de gegevens op hun gebruikersprofiel.

Instellingen kunnen de User Directory helemaal uitschakelen en geen directory-informatie vrijgeven via Blackboard. De Gebruikersmap kan in het hele systeem worden uitgeschakeld onder Configuratiescherm voor beheerders> Tabbladen en modules > Extra's.

Als de tool Persoonlijke gegevens beschikbaar is, kunnen gebruikers hun eigen privacykeuzes maken op de pagina Persoonlijke gegevens, die toegankelijk is via elk tabblad in het deelvenster Extra of onder Extra in elke cursus of organisatie in MyBlackboard. Op deze pagina kan de gebruiker kiezen of hij in de gebruikersdirectory wil worden opgenomen. De gebruiker kan ook kiezen of diegene opgenomen wil worden in het gebruikersregister en kiezen of het e-mailadres, adres (straat, plaats, provincie, postcode, land), de werkgegevens (bedrijf, functie, zakelijke telefoon en fax) en andere aanvullende contactgegevens (huistelefoon, mobiele telefoon, website) moeten worden weergegeven.

Deze velden en de naam van de gebruiker zijn de enige persoonlijke gegevens die ooit worden weergegeven in de User Directory, en standaard worden ze niet opgenomen in de User Directory. Gebruikers moeten er bewust voor kiezen dat hun informatie in het register openbaar wordt gemaakt. Op die manier is het Blackboard-systeem conservatiever in het beschermen van privacy dan FERPA-regelgeving. FERPA vraagt om een uitschrijvingsoptie voor registerinformatie, maar Blackboard biedt een inschrijvingsoptie. Blackboard staat de gebruiker toe om deze optie op ieder moment uit te oefenen, niet alleen gedurende een periode die de instelling heeft opgegeven.

Wanneer gebruikers ervoor kiezen hun e-mailadressen beschikbaar te maken, ongeacht of ze ervoor hebben gekozen om in het gebruikersregister te worden opgenomen, worden hun e-mailadressen weergegeven in de Naamlijst en de Groepspagina's van alle Cursussen en Organisaties waarvoor ze zijn ingeschreven. Zie het onderwerp Privacy en persoonlijke gegevens voor Studenten en deelnemers aan de organisatie in deze sectie voor meer informatie.

Als de gebruiker ervoor heeft gekozen om zijn persoonlijke gegevens op te nemen in de Gebruikersdirectory, worden de velden die de gebruiker heeft geselecteerd in de Gebruikersdirectory weergegeven voor andere gebruikers die zijn aangemeld bij het systeem.

Gebruikers hebben tevens het recht om te bevestigen dat hun persoonlijke gegevens kloppen. Ze kunnen hun informatie bekijken en wijzigen op de pagina Persoonlijke gegevens als deze beschikbaar is gesteld.