Créer et modifier de modèles de flux de travaux
Modèles de workflow
Si l'administrateur de votre établissement a activé cette fonctionnalité, vous pouvez créer un modèle de flux de travaux qui pourra être utilisé plusieurs fois. Chaque utilisation d'un modèle correspond à une instance. Un modèle de flux de travaux est similaire à un modèle. Lorsque vous transmettez aux utilisateurs une copie du modèle de flux de travaux pour qu'ils le finalisent, vous envoyez en fait une instance du modèle d'origine. À chaque flux de travaux est associé un modèle. Toutefois, il peut exister plusieurs instances.
Jalons
Les flux de travaux sont composés de phases, qui regroupent des actions et des étapes spécifiques du processus. Les phases structurent le flux de travaux; l'utilisateur se voit ainsi fixer de petits objectifs qu'il peut atteindre au fur et à mesure de sa progression. Seuls les propriétaires de flux de travaux peuvent ajouter des phases.
Actions
Les actions désignent les différentes tâches affectées au cours des phases du flux de travaux. Il s'agit d'attentes ou d'étapes particulières dans le cadre du flux de travaux général. Les actions peuvent être affectées à un utilisateur ou à un groupe. Les créateurs de flux de travaux peuvent ajouter des actions au modèle de flux de travaux lors de sa conception ou de son exécution, dès lors que l'action est ajoutée à une phase n'ayant pas encore commencé.
Note
Un modèle peut être terminé et activé à condition qu'il contienne au moins une action.
Création d'un modèle de workflow : page Mes modèles
Vous trouverez des modèles de workflow sur la page Créer un modèle de workflow : Mes modèles. Pour accéder à cette page, sélectionnez Créer un modèle de workflow ou Concevoir des modèles de workflow dans le menu Collaboration de la bibliothèque de contenus. Cette page contient les fonctions suivantes :
Créer un modèle : sélectionnez cette option pour créer un nouveau modèle.
Afficher les modèles : utilisez cette liste pour affiner la liste des modèles qui apparaissent dans la liste. Sélectionnez Tous les modèles, Mes modèles ou Modèles partagés.
Nom : affiche le nom du modèle.
Designer : affiche le nom de la personne qui a créé le modèle.
Copier : sélectionnez cette option pour dupliquer le workflow sélectionné.
Supprimer : sélectionnez cette option pour supprimer définitivement le workflow sélectionné.
Démarrer : sélectionnez cette option pour démarrer le workflow.
Création d'un nouveau modèle de workflow
Note
Un modèle peut être terminé et activé à condition qu'il contienne au moins une action.
Dans la bibliothèque de contenus, sélectionnez Créer un modèle de workflow.
Sélectionnez Créer un modèle.
Attribuez un nom au modèle et saisissez une description dans le champ Instructions. Il s'agit d'instructions pour l'utilisation du flux de travaux. Par exemple, s'il s'agit d'un workflow partagé, cette section peut être utilisée pour expliquer comment les autres doivent utiliser ce workflow. (Cette étape est facultative.)
Définissez les termes statut de l'action à utiliser dans ce modèle : En cours, Approuvé et Non approuvé.
Pour joindre des éléments au modèle, sélectionnez Parcourir la bibliothèque de contenus. Sélectionnez les autorisations applicables aux éléments joints.
Cliquez sur Soumettre lorsque vous avez terminé.
Vous accédez à la page Conception d'un modèle, à partir de laquelle vous pouvez ajouter des phases et des actions au modèle de flux de travaux.
Sélectionnez Créer une phase.
Attribuez un nom à la phase et saisissez une description.
Sélectionnez Aucune action ou , et sélectionnez le numéro de la phase à répéter en cas de blocage.
Aucune action est le paramètre par défaut ; la phase continue. Le flux de travaux ne peut continuer avec cette phase, car cette action a échoué. Toutefois, d'autres actions de la phase peuvent être exécutées.
Atteindre la phase oblige le workflow à revenir sur une phase spécifiée, si cette phase échoue. Si ce jalon échoue, tous les statuts à partir de ce moment redeviennent Non démarrés. Toutes les informations relatives aux commentaires et à l'historique restent intactes.
Pour joindre des éléments à la phase, sélectionnez Parcourir la bibliothèque de contenus. Sélectionnez les autorisations applicables aux éléments joints.
Sélectionnez Soumettre et ajouter une action pour ajouter une action à cette phase ou Soumettre et terminer pour revenir à la page Conception d'un modèle.
Note
Lorsque des documents sont associés à un flux de travaux au niveau du flux de travaux ou de la phase, ils apparaissent au niveau de l'action lors du démarrage du flux de travaux.
Accédez à la page Créer un modèle de workflow : Mes modèles.
Sélectionnez Créer dans le menu du modèle de workflow. Dans le menu d'une phase, sélectionnez Créer une action.
Attribuez un nom à l'action et saisissez une description.
Décidez si cette action est obligatoire ou pas en sélectionnant Oui ou Non.
Fixez une échéance en sélectionnant Spécifiez la date. Utilisez pour ce faire les champs de date et d'heure. Si aucune échéance ne s'applique, sélectionnez Aucune.
Pour affecter l'action à des utilisateurs, sélectionnez leurs noms à l'aide de l'option Parcourir. Séparez les noms d'utilisateur par des virgules.
Pour affecter l'action à un cours, sélectionnez un cours à l'aide de l'option Parcourir. Pour ajouter plusieurs cours, séparez les entrées par des virgules.
Sélectionnez Tous les membres du cours pour affecter l'action à tous les membres du cours.
Sélectionnez l'option rôles sélectionnés et sélectionnez les rôles parmi les suivants : étudiant, invité, assistant, professeur, concepteur de cours et évaluateur.
Définissez la méthode d'approbation de l'action. Sélectionnez Tous les bénéficiaires peuvent approuver ou Tous les bénéficiaires doivent approuver.
Pour joindre des éléments à l'action, sélectionnez Parcourir la bibliothèque de contenus. Sélectionnez les autorisations applicables aux éléments joints.
Sélectionnez Soumettre pour terminer l'action et revenir à la page de conception du modèle.
Modifier un modèle de workflow
Une fois le modèle de flux de travaux créé, vous pouvez le modifier. Un modèle de flux de travaux peut être modifié par son propriétaire uniquement. Ces modifications affectent le modèle d'origine et toutes les instances partagées de ce modèle de flux de travaux. Les instances existantes du flux de travaux ne sont pas concernées par ces modifications.
Les modèles de flux de travaux en cours peuvent être modifiés uniquement après leur interruption. Une fois les modèles interrompus, le propriétaire peut modifier les phases qui n'ont pas encore commencé, ainsi que toutes les actions associées.
Dans le menu Collaboration, sélectionnez Concevoir des modèles de workflows.
Dans le menu du modèle, sélectionnez l'une des trois options suivantes :
Modifier : ouvre la page Modifier, qui permet de modifier le nom, la description et les noms d'état du modèle.
Créer : ouvre la page Conception d'un modèle, qui permet d'ajouter ou de supprimer des phases et des actions.
Partager : ouvre la page Partage d'un modèle de workflow, qui permet de sélectionner ou de modifier les paramètres de partage.
Dupliquer un modèle de workflow
Les utilisateurs peuvent copier un modèle de flux de travaux qu'ils ont créé ou qui a été partagé avec eux. Une fois le modèle de flux de travaux copié, l'utilisateur peut le modifier à son gré.
Si un utilisateur copie un modèle de flux de travaux partagé, il en devient le propriétaire. Il peut donc le modifier et le réutiliser, même si l'original a été supprimé du système ou s'il n'est pas partagé avec lui.
Dans la bibliothèque de contenus, accédez à la page .
Cochez la case correspondant au modèle de flux de travaux à copier.
Sélectionnez le bouton Copier. La copie du modèle de flux de travaux apparaît dans la liste.
Autorisations
Les modèles de flux de travaux peuvent inclure des éléments de la collecte de contenus. Lorsque le concepteur du modèle de flux de travaux ajoute des éléments, il définit également les autorisations qui leur sont appliquées. Ces autorisations sont accordées aux utilisateurs pour la durée de la phase. Une fois la phase terminée, elles sont retirées pour les éléments associés à la phase.
Les autorisations sélectionnées sont accordées :
lorsque l'utilisateur entame la phase contenant l'action;
au redémarrage d'un flux de travaux (qui a été arrêté).
Les autorisations sélectionnées sont retirées :
lorsque l'utilisateur termine la phase contenant l'action;
à l'arrêt d'un flux de travaux.
Si aucune autorisation n'est ajoutée à un élément, un avertissement s'affiche lorsque le flux de travaux est soumis pour indiquer qu'aucune autorisation n'existe pour l'élément et demander à l'utilisateur s'il souhaite continuer.
Dans la bibliothèque de contenus, sélectionnez Concevoir des modèles de workflows dans le menu Collaboration.
Indiquez à quel niveau vous souhaitez modifier l'élément de contenu :
Pour modifier les autorisations applicables à un élément de contenu au niveau du workflow, sélectionnez Modifier dans le menu du modèle de workflow.
Pour modifier les autorisations pour un élément de contenu au niveau du jalon, sélectionnez Créer dans le menu du modèle de workflow. Dans le menu de la phase, sélectionnez Modifier.
Pour modifier les autorisations pour un élément de contenu au niveau de l'action, sélectionnez Créer dans le menu du modèle de workflow. Dans le menu de l'action, sélectionnez Modifier.
Sélectionnez Parcourir la bibliothèque de contenus pour ajouter un élément de la bibliothèque de contenus au modèle.
Cochez les cases correspondant aux autorisations applicables à l'élément.
Cliquez sur Soumettre lorsque vous avez terminé.
Les autorisations relatives aux éléments associés à des flux de travaux peuvent être étendues afin de terminer le flux de travaux. Les extensions demeurent valides une fois la phase et le flux de travaux terminés.
Sélectionnez Étendre les autorisations pour une phase au sein d'un workflow.
Sélectionnez Parcourir et recherchez les noms des utilisateurs qui ont besoin d'une autorisation étendue pour accéder à un élément.
Sélectionnez Parcourir pour ajouter un lien vers un élément de la bibliothèque de contenus.
Ajoutez des autorisations à l'élément.
Sélectionnez Soumettre.