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ワークフローでの作業

[ワークフロー] ページには、イニシエーターまたは参加者として関連付けられているすべてのワークフローが表示されます。次の操作を実行できます。

  • ワークフロー購読を管理する

  • 作成したワークフローを編集、開始、または停止する

  • ワークフローの詳細を参照する

  • ワークフローにコメントを追加する

[コラボレーション] メニューの [マイ ワークフローの進行状況] を選択して、[ワークフロー] ページにアクセスします。

注記

ユーザが、スケジュールされていたワークフローに参加していても、まだマイルストーンに到達していない場合は、ワークフローの詳細にアクセスすることはできません。

ワークフローの表示

関与しているワークフローを表示するには、[コラボレーション] メニューの [マイ ワークフローの進行状況] を選択します。このページには、次の機能があります。

  • 削除 - 選択したワークフローを完全に削除するには、このオプションを選択します。

  • サブスクライブ - 選択したワークフローをサブスクライブするには、このオプションを選択します。

  • ワークフローの表示 - 表示オプションを使用して、表示されるワークフローのリストを絞り込みます。

  • 名前 - ワークフローの名前を表示します。

  • タイプ - ワークフローのタイプ(送信済みまたは受信済み)を表示します。

  • 進行状況 - ワークフローの進行状況を表示します。

  • 現在のマイルストーンの期限 - 特定のワークフローの現在のマイルストーンの期限を表示します。

  • ステータス - [開始/停止]ボタンを表示します。ユーザーは、作成したワークフロー インスタンスを開始するには [開始] を選択し、[停止] を選択して停止できます。停止したワークフローインスタンスは、 [開始] を選択して再起動できます。ワークフローを受け取った場合、この列には [進行中] と表示されます。

[モデルデザイン]ページ

マイルストーンやアクションなど、ワークフローモデルのすべての詳細を表示するには、[ワークフロー] ページの一覧からワークフローモデルの名前を選択します。[モデル設計] ページが表示されます。

[モデル設計] ページには、特定のワークフロー インスタンスの詳細が表示されます。このページには、各マイルストーンのリストが表示され、マイルストーンを構成するアクションの詳細情報が表示されます。ワークフローの参加者は、マイルストーン内の操作を編集したり、コメントを追加したりすることができます。

ワークフローの所有者は、操作を上書きして、完了または失敗させることができます。たとえば、ジョーはマイルストーン1の操作に割り当てられていますが、病気のため、アクションを完了させることができません。アクションの承認機能を使用して、ワークフローを次のマイルストーンに進めることができます。

「モデル設計」ページには、次の情報と次の機能が含まれています。

  • [マイルストーンの展開/折り畳み] - プラス/マイナス記号のアイコンを選択すると、マイルストーンの詳細を展開したり、折り畳んだりすることができます。

  • コンテンツ項目 - これらのリンクを選択すると、マイルストーンに関連付けられている各コンテンツ項目にアクセスできます。

  • アクションの承認 - このアクションを承認し、ワークフローを次のマイルストーンに進めるには、このボタンを選択します。

  • [アクションの失敗] - このアクションを失敗させるには、このボタンを選択します。

  • アクションの編集 - このボタンを選択すると、[ワークフロー アクション] ページが表示されます。

  • コメント - このアクションにコメントを追加するには、このオプションを選択します。

  • [すべて展開] - 下のフィールドに各コメントのテキストを表示します。

  • すべて折りたたむ - 下のフィールドの各コメントのテキストを折りたたみます。

To doリスト

コンテンツ管理で、[コラボレーション] メニューの [To doリスト] を選択します。[アクション] ページが表示され、参加しているワークフローに関連付けられているすべてのアクションが整理され、表示されます。ウィンドウの上隅にある [ワークフロー] を選択して、[To doリスト] の [ワークフロー] ページにアクセスすることもできます。

アクションが完了すると、[アクション] ページから自動的に削除されます。このワークフロー (およびアクション) には、引き続き [ワークフロー] ページからアクセスできます。

[アクション] ページには、次の情報と次の機能が含まれています。

  • [アクションの表示] - 表示オプションを使用して、表示されるワークフローのリストを絞り込みます。

  • アクション名 - アクションの名前が表示されます。

  • アクション・ステータス - アクションのステータスを表示します。

  • アクションの期限 - アクションの期限を表示します。

  • ワークフロー名 - このアクションに関連付けられているワークフローの名前を表示します。

  • ワークフローの進行状況 - ワークフローの完了した作業と残りの作業を表示します。

  • 編集 - アクションのメニューで、このオプションを選択して [ワークフロー アクション] ページを表示します。

  • 開く - アクションのメニューで、このオプションを選択して、ワークフローの詳細を表示します。

アクションを更新する

アクションを更新するには、[To doリスト] ページのアクションのメニューで [編集] を選択します。[モデル デザイン] ページの [アクションの編集] オプションからアクセスすることもできます。

[ワークフロー アクション] ページには、特定のワークフロー アクションに関連付けられているすべての詳細とコンテンツ アイテムが一覧表示されます。このページの[アクションの更新]セクションで、アクションのステータスを変更し、コメントを追加できます。

ワークフローに関係するユーザは、アクションにコメントを追加できます。ただし、操作のステータスを編集できるのは、その操作に割り当てられているユーザのみです。

[ワークフロー アクション] ページには、次の機能が含まれています。

  • 手順 - このアクションの手順が表示されます。

  • 期限 - このアクションの期限を表示します。

  • 担当者 - このアクションに割り当てられたユーザーの名前が表示されます。

  • 必須 - アクションが必要かどうかが表示されます。

  • コンテンツ項目 - このアクションに関連付けられているコンテンツ項目へのリンクを表示します。

  • ステータス - このアクションのステータスを変更するオプションのリストから選択します。

  • 件名 - 更新の件名を入力します。

  • コメント - ステータス変更に関連するコメントを入力します。

  • ステータス履歴 - このアクションのステータス履歴を表示します。[すべて展開] と [すべて折りたたむ] を使用して、履歴データを展開または折りたたむことができます。

ワークフロー通知

ワークフローの定期アップデートを受け取る場合、そのワークフローを購読できます。

すべてのワークフロー通知をオプトアウトするには、[ツール] メニューの [個人設定] に移動します。[ワークフロー通知のオプトアウト] チェックボックスをオンにして、[提出する] を選択します。

  1. ワークフロー ページで、ワークフローの横にあるチェック ボックスをオンにし、サブスクライブ を選択します。[ワークフロー通知] ページが表示され、通知を管理できます。

  2. 通知で、次のいずれかのオプションを選択します。

    • アクションを完了する必要があります: 完了する必要があるアクションとマイルストーンに関するステータス通知を受け取ります。

    • イベントの発生: アクションやマイルストーンのステータスなど、ワークフローからのすべての通知を受信します。

    • ワークフローが完了または失敗する: ワークフローが完了または失敗した場合にのみ通知を受け取ります。

    • なし: 選択したワークフローの通知を受信しません。

  3. 提出を選択します。