Types de dossier
Avant d'ajouter du contenu dans la bibliothèque de contenus, planifiez la façon dont vous allez gérer votre contenu. Organisez votre contenu en fonction de vos besoins.
La bibliothèque de contenus est organisée en structure arborescente de dossiers imbriqués allant jusqu'au niveau de l'onglet de contenu inclus. Chaque dossier peut stocker des fichiers et des sous-dossiers. N'oubliez pas que tous les dossiers sont contenus dans d'autres dossiers jusqu'au dossier de premier niveau (/). Les onglets de contenu, comme Utilisateurs, Cours, Établissement et Bibliothèque, sont simplement des dossiers stockés dans le dossier supérieur.
Un dossier est automatiquement disponible pour l'utilisateur qui l'a créé. Pour partager l'un de vos dossiers avec d'autres utilisateurs, accordez à ces derniers l'autorisation de consulter le dossier ainsi que son contenu.
Note
Les fichiers et les dossiers stockés au même endroit doivent porter des noms uniques.
À propos du dossier d'utilisateur
La première fois qu'un utilisateur accède à la bibliothèque de contenus, le système lui crée un dossier. Le dossier d'utilisateur porte votre nom d'utilisateur, et vous pouvez l'organiser comme vous le souhaitez.
Note
Votre établissement détermine si les dossiers d'utilisateur sont créés pour tous les utilisateurs ou uniquement pour les utilisateurs ayant certains rôles.
Stocker du contenu dans un dossier d'utilisateur
Nous vous recommandons d'organiser votre dossier d'utilisateur de façon à ce que les fichiers personnels et partagés soient facilement accessibles et gérables. Le dossier d'utilisateur permet de stocker des documents en cours d'élaboration et des fichiers privés. Vous pouvez choisir d'utiliser votre dossier d'utilisateur comme un espace de travail pour la collaboration de groupe. Voici quelques exemples de dossiers qu'il peut être utile de créer :
Dossier privé : espace de travail où vous stockez les projets en cours. Ce dossier n'est partagé avec aucun utilisateur.
Dossiers de groupe : dossiers de collaboration de groupe, partagés avec les autres membres du groupe et où ils peuvent travailler ensemble à des projets.
Octroi d'autorisations
Les utilisateurs ne doivent accorder que des autorisations de lecture sur le dossier d'utilisateur de niveau supérieur. La gestion et l'organisation du contenu pourraient être compliquées par l'octroi d'autorisations supplémentaires sur ce dossier. Si d'autres utilisateurs reçoivent des autorisations de lecture pour le dossier de niveau supérieur, n'oubliez pas de supprimer les autorisations pour les sous-dossiers ou éléments qui doivent rester privés.
Dossiers de groupe
Les membres de groupe partagent des contenus et collaborent souvent sur un ensemble commun de fichiers. La première étape du partage de documents avec un groupe dans la bibliothèque de contenus consiste à créer un dossier auquel chaque membre du groupe peut accéder. Il n'est pas nécessaire de créer un dossier de groupe pour que les membres du groupe puissent travailler ensemble, mais il peut être utile de créer un dossier destiné au partage des fichiers au sein du groupe.
Lorsqu'un utilisateur crée le dossier de groupe, il doit accorder les autorisations adéquates aux autres membres du groupe. Si un professeur a créé des groupes dans le cours, les utilisateurs peuvent partager le dossier avec les autres membres d'un groupe en une seule opération. Si des membres sont ajoutés au groupe ou en sont supprimés, la bibliothèque de contenus ajustera automatiquement le partage.
Partager un dossier avec un groupe de cours
Dans la bibliothèque de contenus, accédez au dossier qui contient le dossier du groupe.
Sélectionnez l'icône des autorisations du dossier du groupe. Sinon, dans le menu du dossier, sélectionnez Modifier > Autorisations.
Dans le menu Sélectionner des utilisateurs précis par emplacement, sélectionnez Groupe de cours (ou Groupe d'associations, si le groupe appartient à une association).
La page affiche tous les groupes de cours dans lesquels vous êtes inscrit. Cochez les cases pour sélectionner le ou les groupe(s) avec le(s)quel(s) partager le dossier.
Sélectionnez les autorisations souhaitées. Pour accorder des autorisations totales à un groupe, cochez toutes les cases.
Sélectionnez Soumettre pour enregistrer vos modifications.
Partager un dossier avec un groupe d'utilisateurs
Si vous voulez partager un dossier avec un groupe d'utilisateurs qui existe en dehors d'un groupe de cours ou de communautés, vous devez accorder les autorisations à chaque personne.
Sélectionnez l'icône des autorisations du dossier. Sinon, dans le menu du dossier, sélectionnez Modifier > Autorisations.
Sélectionnez Sélectionner des utilisateurs précis.
Entrez les noms d'utilisateur de tous les membres du groupe, en les séparant par des virgules, dans le champ Nom d'utilisateur. Sélectionnez Parcourir pour retrouver les noms d'utilisateur inconnus.
Cochez les cases correspondant aux autorisations voulues pour ces utilisateurs. Pour accorder des autorisations totales à tous les membres d'un groupe, cochez toutes les cases.
Sélectionnez Soumettre pour enregistrer vos modifications.
Le créateur du dossier de groupe doit informer chaque membre du groupe de l'emplacement du dossier. Une fois que vous avez créé le dossier partagé, la façon la plus simple et la plus rapide pour que les membres du groupe accèdent à ce nouveau dossier est que chaque personne crée un signet vers le dossier.
Créer un signet vers un dossier de groupe
Dans la bibliothèque de contenus, sous Accéder à > Outils, sélectionnez Signets.
Cliquez sur Créer un signet.
Nommez le signet et recherchez son emplacement.
Sélectionnez Valider.
Une fois le signet créé, vous pouvez sélectionner Signets dans le menu de la bibliothèque de contenus pour y accéder rapidement. Le créateur du dossier de groupe peut accéder directement au dossier à partir de son dossier personnel (nom d'utilisateur).
Note
Les utilisateurs peuvent également localiser le dossier de groupe en sélectionnant Rechercher dans l'onglet Outils.
Espace de contenu privé ou espace de contenu public
Il est très utile de créer des dossiers distincts pour le contenu personnel (espace privé) et pour le contenu qui est accessible aux autres utilisateurs (espace public). Cette méthode vous permet de rendre certains dossiers accessibles uniquement par vous et d'y stocker du contenu personnel. Par exemple, un dossier personnel peut contenir des documents et des projets en cours alors qu'un autre contient des fichiers professionnels qui ne sont pas prêts pour le partage, comme des curriculum vitae et des lettres d'accompagnement. Personne d'autre ne dispose d'autorisations pour ces dossiers personnels, sauf si vous modifiez les autorisations.
Lorsque vous êtes prêt à partager un document, vous pouvez le copier ou le déplacer vers un dossier public. Si vous travaillez sur un document de cours, vous pouvez créer un brouillon dans un dossier personnel. Une fois le document finalisé, vous le déplacez dans un dossier partagé. Les membres du cours pourront y accéder rapidement et intervenir dessus collectivement.
Création d'un dossier privé ou public
Vous créez tous les dossiers de la même façon dans la bibliothèque de contenus, à l'aide de l'option Créer un dossier. Les autorisations accordées pour le dossier déterminent son caractère privé ou public.
Par exemple, vous pouvez créer un sous-dossier dans son dossier de groupe et ne pas accorder d'autorisations à d'autres utilisateurs pour ce dossier. Il s'agit d'un dossier privé, car seule une personne peut y accéder. Si vous créez un autre dossier à partager avec le groupe, il vous suffit de définir les autorisations pour permettre à d'autres personnes de voir ou de modifier les éléments qui se trouvent dans ce dossier. Il s'agit d'un dossier public, car plusieurs personnes y ont accès.
Important
Tout utilisateur disposant d'une autorisation de gestion peut partager l'élément avec un public plus vaste. Gardez également à l'esprit que les autorisations de dossier s'appliquent automatiquement à tous les éléments se trouvant dans un dossier. En cas de modification des autorisations d'un dossier de premier niveau, vous pouvez vérifier que les utilisateurs ne peuvent pas accéder sans autorisation à certains dossiers.
Supprimer et recycler du contenu
Récupérez de l'espace de stockage dans la bibliothèque de contenus en supprimant des éléments. Vous pouvez nettoyer vos dossiers en supprimant ou en recyclant des éléments inutiles. La suppression est permanente, mais les éléments recyclés peuvent être restaurés si vous en avez besoin.
Pour supprimer un fichier ou un dossier dans la bibliothèque de contenus, sélectionnez Supprimer dans le menu de l'élément. Sélectionnez Recycler pour recycler l'élément.
Note
Votre établissement détermine si la corbeille est disponible. Si cette option n'est pas disponible, vous verrez uniquement l'option Supprimer dans le menu de l'élément.
En fonction des paramètres de votre établissement, la corbeille peut apparaître dans chaque dossier d'utilisateur, de cours, d'association et d'établissement de la bibliothèque de contenus. Pour restaurer un élément que vous avez précédemment recyclé, accédez à la corbeille, sélectionnez l'élément, puis cliquez sur Restaurer. L'élément est restauré à son emplacement précédent.