Utilisation d'un flux de travaux
La page Workflow affiche tous les workflows auxquels vous êtes associé, en tant qu'initiateur ou participant. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :
Gérer les inscriptions aux flux de travaux
Modifier, démarrer ou arrêter des flux de travaux que vous avez créés
Consulter les détails d'un flux de travaux
Ajouter des commentaires sur les flux de travaux
Sélectionnez la progression de mon workflow dans le menu Collaboration pour accéder à la page workflows.
Note
Si un utilisateur participe à un flux de travaux qui a été planifié, mais qu'il n'y a pas encore accédé, il ne pourra pas accéder aux détails du flux de travaux.
Afficher les workflows
Pour consulter les workflows auxquels vous participez, sélectionnez la progression de mon workflow dans le menu Collaboration. Cette page contient les fonctions suivantes :
Supprimer : sélectionnez cette option pour supprimer définitivement le workflow sélectionné.
S'abonner : sélectionnez cette option pour vous abonner aux workflows sélectionnés.
Afficher les workflows : utilisez les options d'affichage pour affiner la liste des workflows affichés.
Nom : affiche le nom du workflow.
Type : affiche le type de workflow : envoyé ou reçu.
Progression : affiche la progression du workflow.
Échéance du jalon actuel : affiche la date limite du jalon actuel d'un workflow particulier.
État : affiche le bouton Start/Stop. Les utilisateurs peuvent sélectionner Démarrer pour démarrer une instance de workflow qu'ils ont créée et Arrêter pour l'arrêter. Les instances de workflow qui ont été arrêtées peuvent être redémarrées en sélectionnant Démarrer. Si vous avez reçu un workflow, cette colonne indique En cours.
Page Conception d'un modèle
Pour afficher tous les détails d'un modèle de workflow, y compris les étapes et les actions, sélectionnez le nom du modèle de workflow dans la liste de la page Workflows. Vous êtes redirigé vers la page de conception du modèle.
La page Conception du modèle affiche de manière pratique les détails d'une instance de workflow particulière. Chaque phase est ainsi répertoriée et contient des informations détaillées concernant les actions qui la composent. Les participants au flux de travaux peuvent modifier des actions dans la phase et ajouter des commentaires.
Si le flux de travaux vous appartient, vous pouvez remplacer une action pour signaler qu'elle est terminée ou qu'elle a échoué. Par exemple, une action a été affectée à Jean dans la phase 1, mais il est malade. Il ne peut donc pas terminer l'action. Vous pouvez utiliser la fonction Approuver l'action pour faire passer le workflow au jalon suivant.
La page Conception du modèle contient ces informations et les fonctions suivantes :
Développer/Réduire la phase : sélectionnez l'icône plus/moins (+/-) pour développer ou réduire les détails de la phase.
Éléments de contenu : vous pouvez accéder à chaque élément de contenu associé à un jalon en sélectionnant ces liens.
Approuver l'action : sélectionnez ce bouton pour approuver cette action et faire passer le workflow au jalon suivant.
Action échouée : sélectionnez ce bouton pour échouer cette action.
Modifier l'action : sélectionnez ce bouton pour afficher la page Action du workflow.
Commentaires : sélectionnez cette option pour ajouter des commentaires à cette action.
Tout développer : affiche le texte de chaque commentaire dans le champ ci-dessous.
Tout réduire : réduit le texte de chaque commentaire dans le champ ci-dessous.
Liste des tâches à accomplir
Dans la bibliothèque de contenus, sélectionnez la liste des tâches à accomplir dans le menu Collaboration. Vous êtes redirigé vers la page Actions, qui organise et affiche toutes les actions associées aux workflows auxquels vous participez. Vous pouvez également accéder à la page workflow dans la liste des tâches à accomplir en sélectionnant workflow dans le coin supérieur de la fenêtre.
Une fois qu'une action est terminée, elle est automatiquement supprimée de la page Actions. Vous pouvez toujours accéder à ce workflow (et à cette action) depuis la page Workflows.
La page Actions contient ces informations et les fonctions suivantes :
Actions d'affichage : utilisez les options d'affichage pour affiner la liste des workflows affichés.
Nom de l'action : affiche le nom de l'action.
État de l'action : affiche l'état de l'action.
Date limite de l'action : affiche la date limite de l'action.
Nom du workflow : affiche le nom du workflow associé à cette action.
Progression du workflow : affiche le travail terminé et restant à effectuer pour le workflow.
Modifier : dans le menu de l'action, sélectionnez cette option pour afficher la page Action du workflow.
Ouvrir : dans le menu de l'action, sélectionnez cette option pour afficher les détails du workflow.
Mettre à jour une action
Pour mettre à jour une action, sélectionnez Modifier dans le menu de l'action sur la page liste des tâches à accomplir. Vous pouvez également y accéder via l'option Modifier l'action sur la page Conception du modèle.
La page Action du workflow répertorie tous les détails et éléments de contenu associés à une action de workflow particulière. Dans la section Mettre une action à jour, vous pouvez changer l'état de l'action et ajouter des commentaires.
Tout utilisateur participant au flux de travaux peut ajouter des commentaires à propos d'une action. En revanche, seul l'utilisateur qui a été affecté à l'action est en droit de modifier son état.
La page Action du workflow contient les fonctions suivantes :
Instructions : affiche les instructions relatives à cette action.
Date limite : affiche la date limite pour cette action.
Destinataire : affiche le nom de l'utilisateur affecté à cette action.
Obligatoire : indique si l'action est requise ou non.
Éléments de contenu : affiche les liens vers tous les éléments de contenu associés à cette action.
État : choisissez dans la liste des options pour modifier le statut de cette action.
Objet : entrez l'objet de la mise à jour.
Commentaire - Entrez un commentaire relatif au changement de statut.
Historique du statut : affiche l'historique du statut de cette action. Utilisez Tout développer et Tout réduire pour développer ou réduire les données de l'historique.
Notifications de workflow
Vous pouvez vous inscrire à un flux de travaux pour être régulièrement informé des actualités le concernant.
Pour désactiver toutes les notifications de workflow, accédez à Paramètres personnels dans le menu Outils. Cochez la case Désactiver les notifications de workflow, puis sélectionnez Soumettre.
Sur la page Workflow, cochez la case à côté d'un workflow, puis sélectionnez S'abonner. Vous êtes redirigé vers la page Notifications du workflow, où vous pouvez gérer les notifications.
Sous Notifications, sélectionnez l'une des options suivantes :
Je dois effectuer une action : recevoir des notifications de statut concernant les actions et les jalons que vous devez accomplir.
Tout événement se produit : recevez toutes les notifications d'un workflow, y compris l'état des actions et des jalons.
Un workflow se termine ou échoue : recevez des notifications uniquement lorsqu'un workflow est terminé ou a échoué.
Jamais : ne recevez aucune notification pour le workflow sélectionné.
Sélectionnez Soumettre.